働き方改革の成功事例から考える！“ポストコロナ”の業務効率化アイディア

更新日：2022-06-216分

ポストコロナの新しい労働環境 5つの働き方改革成功事例を紹介働き方改革事例から考える、ポストコロナの「業務効率化」アイディアまとめ

音声文字起こし＆AI要約

業界トップの正確率で作業効率爆上げ！

無料トライアル

私生活だけでなく、仕事の環境にも大きな影響を及ぼしたコロナウイルス。

変化が目まぐるしい現代では、このような変化に柔軟に対応し、素早く順応していく必要があります。

今回は、コロナが落ち着いてきた今だからこそ考えたい「ポストコロナの業務効率化」について。

新しい環境下にいち早く順応し、業務やコミュニケーションをスムーズに行えるヒントを見つけましょう。

ポストコロナの新しい労働環境

ポストコロナ業務効率化

コロナで大きく変わった部分といえば、やはり「在宅勤務」でしょう。

パンデミック中にリモートワークを余儀なくされたことで、半ば強制的にリモートワークの環境が整備され、コロナが落ち着いてからも在宅勤務が続いている・・そんな組織が多いのではないでしょうか。

「どこでも働ける」？

在宅勤務がどんどん身近になったことで、もはやパソコンやインターネット環境さえあれば「どこでも働けるのでは？」という風潮が強くなりました。

旅行先で仕事をする「ワーケーション」や、移動中もサクサク仕事を進めるなど、場所にとらわれず仕事をする人が増えています。

時間もフレキシブルに

オフィスに行かないことで、就労時間も比較的フレキシブルに調整できるようになりました。

例えば17時に一旦仕事は切り上げ、家事をこなし、そのあと必要に応じて仕事を再開する、といった「時間の細分化」がより実践しやすくなっています。

ただしこの点は良い面だけではなく、意識して気をつけないと「気づいたらずっと残業していた」ということにもなりかねません。在宅勤務だからこそ時間のメリハリをつける必要があります。

出退勤がない

在宅勤務の場合、公共交通機関や車での通勤をする必要がありません。

朝イチで満員電車に揺られるだけで、意外と体力は奪われるもの。また、睡眠時間も多く確保することができます。通勤がないことで、良い体調で仕事に臨める人が増えたのではないでしょうか。

5つの働き方改革成功事例を紹介

ポストコロナ業務効率化

ここでは、以前紹介した「働き方改革の成功事例」について簡単にご紹介します。

全ての事例が直接的に業務効率化に繋がっているわけではないものの、業務効率化に繋げられるヒントが見つかるはずです。　

成功事例の紹介

・場所にとらわれない働き方をサポート

共働きで子育てをしていたり、介護をしていたり、各家庭の事情によっては働く場所は非常に重要。在宅勤務だけではなく、サテライトオフィス等自宅以外の場所でも就労可能にすることで、より従業員が働きやすい環境になります。

・勤怠管理をシステムに任せる

勤怠管理の正確な把握は、安心して働ける環境・従業員のモチベーションアップに繋がります。今まで手動で管理されていた勤怠管理をシステム化することで、出退勤や有給休暇の取得状況を相互に確認できるようになり、さらに業務負担割合なども可視化することができます。

・情報共有とマニュアル化を徹底

「これ、ここに書いてあったんだ・・」

わからないことを一生懸命周りに聞いたり調べたりしたのに、結局答えが身近にあった・・そんな経験、誰しも一度はあるのではないでしょうか。情報共有は業務効率化に直結する大切な要素。また、マニュアル化は「誰がやっても同じクオリティの仕事」になるための仕掛け。特に頭を使わない単純作業ほど、マニュアル化の一手間をかけることで後々の大幅な効率化に繋がります。

・従業員を育てて戦力に

かなり長期戦にはなりますが、従業員を育てることも会社の成長に繋がります。スキルアップしたい従業員をサポートすることで、本人のモチベーションと成長だけでなく周りにも良い刺激になるでしょう。長い目で見れば、従業員への投資は会社の成長には欠かせない要素です。また、従業員の会社へのロイヤリティ向上にも繋がります。

・各自に合わせた柔軟な働き方を支援

「場所にとらわれない働き方」にも通じますが、フレックス等の柔軟な働き方を促進することで、従業員がより働きやすく、パフォーマンスを発揮できる環境を整えることができます。

さまざまな働き方の選択肢を準備しておけば、組織に貢献してくれる社員がより伸び伸びと働いて結果を出してくれるでしょう。

成功事例に共通するものとは

紹介した働き方改革の成功事例はどれも「これなら取り入れられる！」という意外と身近なものではないでしょうか。

これらの事例に共通するものを考えてみると、「最終的に達成したい目標に沿った内容」であることと、そして「従業員に寄り添っていること」の2点が見えてきます。

つまるところ、会社を運営していく上では利益を出すことが言わずもがな重要なポイントとなります。

最終的には会社の利益になるように、と長期目線で対策を考えた上で練られた対策だからこそ、対策実施に本腰で取り組むことができ、従業員も目標に向かってついてくることができます。

また、従業員目線であることも非常に重要。利益が大事だからといって従業員をないがしろにしていると、最終的には誰もついてこなくなってしまいます。会社の資本である従業員がいかにパフォーマンスを発揮し、伸び伸びと働けるか？というポイントが2つ目の共通項です。

働き方改革事例から考える、ポストコロナの「業務効率化」アイディア

「ポストコロナ」の新しい環境を頭の片隅に置きつつ、成功した働き方改革事例、そしてその共通項から業務効率化につながるアイディアを考えてみましょう。

業務効率化アイディア①　スケジュールの見える化

リモートワークだと「周りの人が何をしているのかわからない・・」「今喋りかけても良いのかな・・」と、周囲の様子が分かりづらいという問題点があります。特に入ったばかりの新入社員や中途採用社員だと、誰に聞けば良いのかもわからず長時間悶々として時間を無駄にしてしまうこともあるでしょう。チームや関係者のスケジュールがわかるだけでコミュニケーションはぐんと取りやすく、無駄な時間を省くことができます。

共有のカレンダーを使って、各自の予定をできるだけ分かりやすく閲覧できる環境にしておくことで対応可能。特に部下から相談される立場の人は、打ち合わせや会議に加えて「ここの時間帯は対応可能・不可」という状態をわかりやすくしておくだけでチーム全体のコミュニケーションが非常に円滑になります。

業務効率化アイディア②　会議の徹底的な効率化

会議や打ち合わせは、複数人の時間が取られるイベントです。

重要な事柄を決定するのに必要なプロセスではあるものの、無駄な時間を使うのは避けたいもの。

会議は

準備（議題の整理や会議室の確保）
本番
議事録（議事録作成と共有）

と、各段階でタスクが発生します。そういえば、会議って時間と手間が意外とかかっているな・・と思った人も少なくないでしょう。

会議から無駄をなくしてスマートにするには、会議前の準備と会議後の議事録にヒントがあります。

準備段階では、議題や資料が参加者全員に事前共有されていることがポイント。事前に何を話すのか全員が把握しておくことで、スムーズに会議が始まり、議題から逸れずに協議することができます。

また、会議後の議事録も時間を取られる作業。議事録については、作成自体を自動化してしまうのも手です。AI搭載の自動文字起こしツールなどを使い自動的に文字起こしされた会議内容を整理するだけにしておくと、作成の手間が大幅に省けるだけでなく、議事録担当者も議論自体に集中できるというメリットもあります。

会議は無駄を省く余地が多いイベント。

「そもそもこの会議っているの？」という疑問から考えてみて、必要な会議は鉄笛的に効率化しましょう。

議事録の作成時間を大幅削減！

１時間の音声データなら５分前後でテキスト化が完了。

業務効率化アイディア③　フレキシブルな労働時間

成功事例でも紹介したように、フレキシブルに働ける環境は従業員にとって大変ありがたく、またパフォーマンス発揮にも繋がります。

どのようにフレキシブルにするかは、組織の性質によって現実的に考えましょう。

フレックス制度を取り入れる・半休を取得しやすくするなど、それぞれの組織にあった対策で構いません。

また、同じく重要なのは「制度を使いやすい」雰囲気と環境を作ること。せっかく制度が整っても、「なんとなく制度を使いづらい・・」という圧力があると意味がありません。上層部から積極的に制度利用を呼びかけることが重要です。

業務効率化アイディア④　情報共有の工夫

成功事例にあった情報共有の工夫は、おそらく多くの組織が課題として抱えており、改善の余地がある部分でしょう。情報共有は簡単なようで実はややこしいもの。まずは共有すべき情報をカテゴリ分けして、どのように整理するかを考えるのが第一歩です。快適な情報共有環境を整えるには相当な労力と時間が必要ですが、見返りは非常に大きいもの。「情報整理」の担当者を付けて、定期的に情報整理をする仕組みを作っておくことも有効です。

また、「そもそもどのようなツールで共有したら良いのかわからない」という場合には、まずはすでに使っているツールを活用できないか考えてみましょう。すでにMicrosoftを使っているならSharePoint、Googleを使っているならGoogle Driveなどのクラウドを活用することができます。どうしても活用できるツールがない場合は、使いやすいクラウドサービスを探しましょう。