日報の書き方や目的と効率の良い記載方法

日々の業務の報告や振り返りに使われる「日報」は多くの会社で活用されています。しかし、初めて「日報」を書く際に目的や書き方が分からず悩みを抱えている方も多いのではないでしょうか。

この記事では実際に会社勤めで日報をとりまとめている筆者が、日報の書き方や注意する点についてご紹介します。

日報とは？

日報とは、毎日の業務を記録・報告する書類です。日報の様式は企業によって様々ですが、

多くの会社で利用されています。

日報の目的

仕事の進捗やトラブルの報告などの情報共有

日報にその日の出来事を記載しておけば、直接話す時間がなくても現場ごとのあらゆる事項を共有することができます。

上司からのサポートに利用する

仕事の遅れなどを上司が把握し、人員が足りていない場所に増員したり、トラブルや事故があった際に謝罪に伺ったり、部下の業務を支え、アドバイスを行います。

勤務時間の管理

タイムカードで記録が難しい勤務体系でも、日報に出社時間や現場に到着した時間、休憩時間などこまめに記載することで、残業や休日出勤の取りこぼしを防ぎます。

働く上でのモチベーションを改善・向上する

一日を振り返ることで、次に行うべきことを把握します。また、失敗した点や改善案などを考えることで、翌日の業務進行を向上させます。

日報の構成

基本的に日報は一日の終わりに記載します。日報の構成は企業によって多種多様ですが、一例として記載するとよい内容を提案します。

基本情報

まず、基本的な情報は毎日記載するようにします。

• 日付：いつの日報か不明になることを防ぐためと、書き忘れ防止のため

• 天気：天気によって左右される仕事の場合は記載

• 記入者：誰が記載した日報かを明確にする

• 現場名：担当の現場がある場合は現場名

• 作業員：当日、一緒に行動した作業員や社員の名前

• 出社時間：会社に出社した時間、あるいは現場へ直行した時間

• 作業開始：作業を開始した時間

• 作業終了：作業を終了した時間

• 帰社時間：会社に戻った時間、あるいは直帰した時間

業務内容と時間

時間・場所・関わった人物の名前・人数などと一緒に、その日行った業務の内容を具体的に記載することで、勤務した時間や業務内容を正確に共有できます。

前日の計画に対する達成度

前日、或いは数日前から立てていた計画に基づいて、現在の進行状況がどのような状態かを記載することで、上司や関係者に進捗状況を明確に伝えることができます。

良い点・悪い点

実際に一日を追えて、良かった点や悪かった点を箇条書きで記載します。一日を振り返ることで、明日の予定を立てる参考にもなります。

改善点

前項で確認した「悪かった点」について、今後のために改善方法を模索します。同じ過ちを繰り返さない為にも重要な項目となります。

翌日の計画

その日の終わりに、翌日の計画をたてましょう。計画を前日にたてておくことで、翌日の出社時間や準備品などを把握できます。

日報を書く際のポイント

次に、日報を書く際に抑えておきたいポイントを紹介します。

感想文にならないこと

上司や他社員も目を通す日報は、「〇〇だと思った」「〇〇したいです」のような感想文にならないように気を付けて記入しましょう。

自分の気持ちではなく、客観的に見て進捗状況がどうなのか具体的に記します。

箇条書きをうまく使う

全て文章で書くと、長文となってしまい読む側にストレスをあたえます。あえて短文で箇条書きを利用することで、読みやすく伝わりやすい日報を作成しましょう。

具体的な数字を出すなど詳細を説明する

作業にかかる工程の日数や作業時間など、具体的に数字を出すことで詳細を説明し、また忘却防止にもつながります。

PDCAサイクルを回す

PDCAサイクル＝Plan(計画)・Do(実行)・Check(評価)・Action(改善、翌日の目標)を回すことで、日々の業務管理や翌日以降の計画、作業効率のアップを測ります。

日報 テンプレート・記載例

ここからは一例として、日報のテンプレートと記載例を紹介します。

ここからは一例として、日報のテンプレートと記載例を紹介します。

基本項目

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日　　付：２０〇〇年〇〇月〇〇日（〇）

天　　気：雨

記 入 者 ：山田太郎

現 場 名 ：〇〇作業所

作 業 員 ：３名（〇〇、〇〇、〇〇）

出社時間：7：30

作業開始：9：00

作業終了：17：00

帰社時間：17：30

作業内容と時間

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前日の計画に対する達成度

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計　画：10月20日に工事完了予定

達成度：10月18日に工事完了、予定より2日早く終了したため〇〇の現場を助勢する 

良い点・悪い点

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良い点

• 毎日少しずつ工程より早く進んだため、結果２日早く完了した

• 事故など問題が起きずスムーズに進んだ

悪い点

• 工事が２日早く終わったが、客先へ事前に報告していなかったため立会いが元々の完成日となった

改善点

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• 進捗状況は日報に書くだけではなく、客先への細かい報告を行う

• 工事が予定より早く終わりそうな場合は上長に報告する

翌日の計画

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• 明日は〇〇現場へ作業助勢予定

• 〇〇現場の責任者と打合せをする

• AM7：00に出社し段取を始める

• 完了した〇〇現場の報告書を纏める

日報 記入の注意点

日報を書く際には次の点に注意しましょう。

書式を確認する

社内で決まった書式がある場合は、書式を確認しましょう。また、アナログ（紙に書く）必要があるのか、もしくはデータでの提出で良いのかも併せて確認します。

必ずその日の終わりに記入する

日報は毎日記載して上司が確認するものですので、必ず一日の終わりに然りと記載しましょう。数日分をためてしまうと、どの日に何があったか、何時まで作業をしたのかなど不正確になってしまいます。

おすすめの業務効率化ツール–Notta

日報は毎日の業務内容を記載するものですが、その日に会議があった場合などは、会議の内容で重要な個所を日報に記載しておくことをおすすめします。

特に最近ではオンライン会議が多用化され、実際に現地へ出向くことなく打合せを行う回数も増えています。

そこでオンライン会議と併用したいおすすめのツールが自動文字起こしツールの「Notta（ノッタ）」です。Nottaは音声や動画を自動でテキスト化してくれるツールで、日本語・英語など58言語に対応し、wavやmp3など音声だけに限らずaviなどの動画形式にも対応しています。

更にNottaはリアルタイムでの文字起こしも可能なため、オンライン会議中も自分でメモをとる必要がなく、全てテキスト化してくれます。

日報をデータで提出する際に、リアルタイムで会議の内容を文字起こしし、重要な部分をまとめたものを貼り付けておけば、議事録が完成するまでのタイムラグも防げます。

まとめ

日報は一日の締めくくりに行う、とても大事な業務のひとつです。

その日あったことを振り返りながら、PDCAサイクルを回すことでパフォーマンスの向上や、反省点の見直しをしましょう。

また、オンラインでの打ち合わせや、会議が多い場合は、自動でテキスト化してくれる「Notta」の併用もおすすめします。