AI要約で工数を大幅に削減！Nottaによる業務効率化とコミュニケーションの充実

北山さん：私は遠州鉄道株式会社のICT部門に所属し、グループ全体で利用しているさまざまなシステムの業務改善を行っています。複数のプロジェクトが同時進行しているのですが、自分自身もICT部門の採用担当を務める新卒採用業務の改善はそのうちのひとつでした。

従来の面接では、応募者と面接している最中にメモを取り、面接後に申し送り書を作成して、次回の面接担当者に共有するという手順を踏んでいました。この手順の中で、話ながらメモを取ったり申し送り書を作成したりする作業は、例年担当者の負担が大きかったため、作業効率の向上を目指した業務改善が進められました。

AI議事録作成ツールをいくつか検討した中で、最も納得のいくサービスを提供しているNottaに決めた、という流れです。

北山さん：Notta導入後は、面接の際メモを取る必要がほぼなくなるだけでなく、申し送り書の作成時間も大幅に削減できました。作業時間は、おおよそ1/4に短縮できるようになったと思います。

面接時は、学生とのコミュニケーションに専念できるようになりました。加えて、Nottaは録画記録を残せるので、テキストベースの情報だけでは得られない感情の機微を、表情や声のトーンから感じ取れます。内容の振り返りも容易になったので、次回面接者に対してどのようなフォローをすべきか考えやすくなりましたね。

次回面接を行う担当者に提出する申し送り書も、これまでは議事録を作成して更に手修正して提出していましたが、NottaのAI要約を活用し、部分的な修正と担当者の所感を付け加える作業だけとなりました。AI要約も、AI要約の精度を上げるテンプレート機能を利用することで、納得のいくものを出してくれるので助かっています。自分たちでプロンプトをカスタマイズできるのも効率化に繋がっています。

その他部署や事業所への展開はいかがでしょうか。

北山さん：まだまだグループの一部で有効活用事例を紹介しながら利用を推進している段階です。有志にNottaを試してもらい所感を聞いてみたところ、商談記録の作成や定例会議の議事録作成など、やはり議事録作成を中心とした業務にて業務効率が向上したという声が上がってきています。

グループ全体で不要な議事録作成時間を削減し、業務を効率化してもらうための常用ツールとして定着を図りたいです。

北山さん：いくつかの議事録作成ツールを検討させていただきましたが、NottaのAI要約機能のプロンプト部分が大きかったです。会議や面談の種類に応じてプロンプトのテンプレートを使い分けることができるだけでなく、オリジナルのプロンプトを作成できる点がよかったです。

あとは、NottaでAI要約機能を利用した際、出力された要約文のやり直しや修正をする際、クレジットが消費されないのも嬉しいですね。クレジットの消費基準はサービスごとに異なりますが、Nottaは優しいです。

システム面に目を向けると、誰でも閲覧できるデータや部門内だけで閲覧可能なデータなど、複数種のアクセス権を設定できるのが便利ですね。

北山さん：まずは、ユーザー辞書の利便性を上げてほしいです。ひとつのワークスペース内でひとつのユーザー辞書が利用できる形ですが、複数部門が混在している場合、それでは足りないことがあります。例えば、建設部門が使いたい単語と経理部門が使いたい単語が同音異義語だった場合、どちらかの単語しか登録できないので、片方の部門では誤変換として出力されてしまいます。なので、ぜひユーザー辞書の使い分けができるようにしてほしいです。

ほかにも、ユーザーアカウントの管理をする別の人事マスターとユーザー情報を連携させたり、セキュリティ対策でIP制限をかけた際、スマホで利用できなくならないように端末認証や多要素認証の要素を増やして、スマホ利用の利便性を高めたりしてほしいです。

AIをうまく業務に活用するために、情報収集や検証を継続的に行っています。Nottaもその一環で見つけ、広くグループ全体で有効活用できると感じました。これからも利用者を増やしてグループ全体の業務の効率や質を上げていくために、Nottaの更なる改善に期待しています。