Nottaをグローバルで活用！多言語対応を駆使して業務効率化を目指す

小堀さん：私たちは、GHIT Fund（公益社団法人グローバルヘルス技術振興基金）通称ジーヒットの投資戦略のチームに所属しています。

弊基金では、投資という言葉で表現させていただいておりますが、治療薬やワクチン、診断薬の研究・開発を行う企業やアカデミアを対象とした支援を行っております。

日本にも様々な製薬企業がございますが、特に結核やマラリア、顧みられない熱帯病の治療・予防のための製品を研究・開発している企業や団体に対して助成金という形で資金援助を行っております。

資金は非営利組織として、グローバルな官民パートナーシップを通じて政府や財団、製薬会社などから調達し、出資団体側と開発パートナー側の橋渡し役として支援しております。

結核やマラリアなどは日本の製薬企業が参入しづらく、顧みられない熱帯病は先進国ではほとんど患者がいないため、あまり関心が向けられず、十分な支援がされてきませんでした。

そこで、GHIT Fundが日本の製薬企業の参入をサポートし、日本の技術力を活かして開発した新薬を低中所得国へ届け、ビジョンとして掲げる誰もが公平に健康を享受できる世界を目指しています。

私たちの活動は、オンラインでのミーティングが非常に多いです。1週間に10回以上外部とのミーティングを行っており、1回のミーティングでは1時間～2時間かけています。そして、1回のミーティング内容を議事録に書き起こす場合、およそ半日の工数がかかっていました。

また、医療という高度に専門的な分野というだけでなく、サイエンスにおける最先端の知識や技術についても、ミーティングの中で話されます。加えて、英語を用いたミーティングが7割ほどを占めていることもあり、議事録をひとつ作成するのに多くの工数をかけなければならないときもあります。

少しでも議事録作成の手間を省きたいと考えて、議事録を作るソフトの導入を検討する中で、ソフトの紹介や比較をしているサイトにてNottaを見つけました。そこでNottaがとてもよい評価を受けていて、まずは私が試しに使ってみようと考え導入しました。

小堀さん：特に何％工数を削減するという目標は立てていなかったのですが、半日かかっていた議事録作成が、5～10分ほどで終わるようになりました。個人によってどの程度削減できたかは異なりますが、みんな効率化できたと話しています。

空いた時間は、パートナーさんとのさらなるミーティングに充てたり、公募という形で支援先の企業を募っていることから、公募内容や申請書類の確認により多くの時間をかけることができるようになりました。

三枝さん：工数の削減以外にも、プライオリティに関係なく議事録を残すようになったのが良い変化だと感じています。

会議自体が非常に多いため、これまでは全ての会議できちんと議事録を残せませんでした。やはりプライオリティがそこまで高くないものに関しては、あまりほかの社員も気にすることなく流れていってしまうこともありました。

しかし、Notta導入後は、とりあえずNottaをONにしておけば、プライオリティに関係なく全ての議事録を記録、サマリーを保管しておけるようになったのがとてもよいです。

小堀さん：導入の決め手は「会議の回数が多い」「会議の時間が長い」「専門性が高い」、これらによる課題を解決できると感じたからです。

また、これまでは過去のミーティングで話した内容を再度質問されることもありましたが、Notta導入後は保存した記録を共有するだけでよくなったのも大きいですね。

三枝さん：これまでは上長にミーティング内容を確認してもらうときは、議事録をさらに見やすくするためにより丁寧なサマリーを作成していました。

Notta導入後は、共有すれば上長が任意のタイミングでAIサマリーを確認できるようになり、私たちも上長も時間を有効活用できるようになりました。

ほかの部署の方々の手ごたえもよく、議事録関連の作業が効率化したことで、より多くの時間を本業に充てられるようになったと話しています。

ほかにも、直感的に操作できる点や要約文を実際のスクリプトを見ながら確認・修正できる点を挙げており、Nottaは利便性が高いと感じています。

小堀さん：英語と日本語の文字起こし精度に、少し差があると感じております。英語の方は精度が高いとはいえ、日本語は文法上の難しさもあるかと思いますが、文字起こし精度を上げてもらえると嬉しいです。

ほかには、オフラインの対面ミーティングも増えてきており、スマホアプリ版のNottaも活用しています。その際、会議時間が1時間ほどの長丁場になると、携帯本体が熱くなってしまうので、可能な限り改善してほしいです。

三枝さん：Nottaに話者分離の機能がありますが、会話のトランスクリプトが混成してしまうことがあります。話者分離の精度も合わせて改善していってもらえると嬉しいです。

また、Notta Botが参加リクエストを送った際の表示の種類を増やしてほしいです。ブラウザ上のポップアップだけでなく、例えばデスクトップ通知や別媒体への通知などもあると便利だと思います。