كيفية نسخ محاضر الاجتماعات في 6 خطوات بسيطة
نسخ بدقة 98% في الوقت الحقيقي في بضع نقرات فقط. دعم 58 لغة ومنصات متعددة.
مع اعتماد المزيد من الشركات للعمل الهجين والبعيد، أصبحت الاجتماعات التقليدية وجهًا لوجه تُستبدل بمكالمات من كاميرا إلى كاميرا.
أحد الآثار الإيجابية لهذا التحول هو أنه أصبح من الأسهل من أي وقت مضى نسخ محاضر الاجتماعات، بفضل برامج النسخ المتقدمة التي يمكنها اكتشاف وتسجيل كلمات كل متحدث بمستويات دقة عالية.
تعتبر المحافظة على سجل محاضر الاجتماعات دائمًا وسيلة رائعة للحفاظ على الجميع على نفس الصفحة، والآن يمكنك الحصول على محاضر الاجتماعات الآلية على الفور بعد انتهاء اجتماعك.
تتناول هذه المقالة الفوائد الرئيسية لتدوين الاجتماعات، والمتطلبات الأساسية للقيام بذلك، وخطوات ستةإنشاء محاضر الاجتماعات من النسخمع Notta.
فوائد كتابة محاضر الاجتماعات
تقديم محاضر الاجتماعات يوفر العديد من الفوائد الرئيسية التي تحسن من التعاون بين الفرق وإدارة الوثائق. وتشمل هذه:
التقط جميع التفاصيل المهمة:تضمن النسخة النصية المتعمقة تسجيل كل التفاصيل، مما يقلل من خطر فقدان المعلومات الحيوية أثناء المناقشات.
توفير الوقت:تقدم النصوص المرجعية السريعة، مما يسمح لأعضاء الفريق بتحديد قرارات محددة ونقاط رئيسية دون الحاجة إلى إعادة مشاهدة الاجتماع بأكمله.
إزالة سوء الفهم:وجود سجل مكتوب يساعد في توضيح أي شكوك، مما يضمن أن جميع أعضاء الفريق لديهم نفس الفهم لما تم مناقشته.
تحويل النسخ إلى تنسيقات مختلفة:يمكنك بسهولة تحويل نصوصك إلى ملفات PDF أو مستندات قابلة للتحرير، مما يجعلها متعددة الاستخدامات لمختلف الاستخدامات ومتاحة على منصات مختلفة.
شارك بنشاط:مع خدمات النسخ، يمكن للمشاركين التركيز أكثر على المناقشة بدلاً من أخذ ملاحظات موسعة، مما يؤدي إلى مشاركة أكثر نشاطًا وذات مغزى خلال الاجتماعات.
المتطلبات الأساسية لتفريغ دقيق للاجتماعات
الشرط الأول لإنشاء نصوص دقيقة هو استخدام منصة اجتماعات موثوقة تتمتع بقدرات تسجيل سلسة.
يجب تشجيع المشاركين أيضًا على التحدث بوضوح، وإذا أمكن، واحدًا تلو الآخر لتقليل التداخل وضمان الوضوح في التسجيل.
بالإضافة إلى ذلك، فإن استخدام ميكروفونات عالية الجودة وتقليل الضوضاء الخلفية يمكن أن يحسن بشكل كبير من جودة الصوت - وبالتالي، دقة النسخ.
استخدم منصة اجتماعات موثوقة لتسجيل الاجتماع
لضمان عملية نسخ الاجتماعات بسلاسة وكفاءة، قم بإجراء الاجتماعات على منصة موثوقة تحتوي على ميزة تسجيل مدمجة، مثل Google Meet أو Zoom.(للحصول على إرشادات حول كيفية تسجيل اجتماع Zoom، اقرأدليل مفيد1. Notta لتدوين الملاحظات في اجتماعات Zoom عبر الإنترنت
هذه المنصات مستقرة وسهلة الاستخدام، بالإضافة إلى أنها تتيح لكتسجيل الاجتماعات مباشرة داخل البرنامج. ستدمج أداة النسخ الجيدة للاجتماعات بسلاسة مع هذه المنصات الشائعة، مما يجعل من السهل والسريع تحويل النسخة إلى ملاحظات الاجتماع.
يمكنك أيضًا دعوة أدوات مثل Notta Bot إلى اجتماعاتك. تعمل Notta كـمساعد الاجتماعات AI, directly recording your session as it happens. Alternatively, you can record the call on your preferred meeting platform and simply upload the audio file to Notta.
نسخ التسجيلات الصوتية باستخدام برنامج نسخ الاجتماعات
تقليديًا، كان تسجيل محاضر الاجتماعات يتطلب تدوين ملاحظات دقيقة لالتقاط كل متحدث، وبند جدول الأعمال، والنقاط المناقشة الحرجة. ومع ذلك، الحديثبرنامج النسخقد حسّن هذه العملية من خلال أتمتتها.
ستجد مجموعة متنوعة من الأدوات في السوق، مزودة بميزات مثل النسخ الفوري، وتحديد المتحدثين، والقدرة على التعامل مع مختلف جودة الصوت واللهجات.
Notta، على سبيل المثال، تتكامل مع منصات الاجتماعات الرئيسية من خلالNotta Bot. ما عليك سوى دعوة بوت نوتا إلى اجتماعك، وبعد الجلسة، يمكنك الوصول إلى نص تفصيلي مع تحديد دقيق للمتحدثين على لوحة معلومات نوتا.
يقدم Notta خطة مجانية مع 120 دقيقة من النسخ شهريًا. لتلبية الاحتياجات الأكثر شمولاً، يتوفر ترقية إلى 1,800 دقيقة مقابل $13.49/شهر. وهذا يجعل Notta خيارًا متعدد الاستخدامات وبأسعار معقولة لتوثيق الاجتماعات بشكل فعال.
مع Notta، يمكنك بسهولة إنشاء محاضر الاجتماعات، وتحويل المحتوى المنطوق إلى سجلات مكتوبة بدقة 98.86%. ابق منظمًا واحتفظ بكل التفاصيل الرئيسية في اجتماعاتك.
كيفية نسخ محاضر الاجتماعات باستخدام Notta
يتكامل Notta مع منصات الاجتماعات الشائعة، بما في ذلك Zoom و Google Meet و Webex و Microsoft Teams. وهذا يجعل من الممكننسخ محاضر الاجتماعفي بضع خطوات بسيطة فقط.
المنصة قادرة على تسجيل محاضر دقيقة - تقرير دقيق للمحادثة - بالإضافة إلى توليد محاضر مناقشة وإجراءات، والتي تلخص الاجتماع وتحدد الخطوات التالية وعناصر العمل.
إليك كيفية تسجيل وتفريغ محاضر الاجتماعات (مجانا!) باستخدام Notta.
1. استعد للاجتماع
تعرف علىجدول أعمال الاجتماعوأي مستندات أو مواد ذات صلة. قم بإعداد أدوات أو أجهزة التسجيل والنص، مثل الكمبيوتر، وميكروفون جيد، ومساعد اجتماع موثوق مثل Notta.إنشاء حساب مجانيوقم بتسجيل الدخول على موقع Notta للوصول إلى لوحة التحكم في Notta.
2. انضم إلى الاجتماع وسجله بجودة عالية
بمجرد انضمامك إلى الاجتماع، ابدأ على الفور بالتسجيل باستخدام مخصصمسجل صوت, تطبيق هاتف ذكي أو أي جهاز تسجيل موثوق آخر. تأكد من أن جودة الصوت واضحة وخالية من الضوضاء الخلفية المفرطة.
تعلمكيفية تحسين جودة الصوت للتسجيللنسخ أكثر دقة.
2.1 للاجتماعات عبر الإنترنت
يمكنك اختيار «نسخ الاجتماع المباشر" الخيار والصق رابط دعوة الاجتماع (Zoom و Microsoft Teams و Webex و Google Meet).
انقر على “اكتب الآن وستم إرسال Notta Bot لتسجيل وترجمة الاجتماع في الوقت الفعلي.
2.2 للاجتماعات الشخصية
أولاً، اختر لغات النسخ الصحيحة. انقر على “تسجيل صوتخيار على Notta. ستبدأ Notta في تسجيل ونقل أي محادثات تم التقاطها في البيئة مباشرة.
3. مراجعة وتدوين محضر الاجتماع
تقدم Notta خيارين ملائمين للتفريغ: التفريغ في الوقت الحقيقي والتفريغ من الصوت المسجل مسبقًا. عند إنشاء هذا التفريغ، ستحصل على محاضر حرفية، والتي يمكنك بعد ذلك تحويلها إلى ملخص للنقاط الرئيسية وعناصر العمل (المزيد عن ذلك لاحقًا).
3.1 نسخ الاجتماع مع Notta في الوقت الحقيقي
بمجرد انضمام Notta Bot إلى الاجتماع، سيبدأ على الفور في تسجيل وتحويل المحادثة. إذا لم يظهر Notta Bot، فقد تحتاج إلى طلب إذن من مضيف الاجتماع للسماح للذكاء الاصطناعي بالانضمام إلى المكالمة.
ستتمكن من العثور على النسخة المكتملة على لوحة معلومات Notta بعد انتهاء الاجتماع.
3.2 نسخ الاجتماع باستخدام صوت مسجل مسبقًا
قم بتحميل ملف الصوت أو الفيديو الذي ترغب في نسخه. يدعم Notta تنسيقات صوت وفيديو متنوعة، بما في ذلك MP3 و WAV و M4A و MP4 و MOV.
4. تحرير ومراجعة النص
انقر على النسخة المكتملة الخاصة بك في لوحة معلومات Notta لمراجعة محضر اجتماعك. قم بتحرير أي أخطاء نحوية أو أخطاء مطبعية أو مقاطع غير واضحة للحصول على مستند أكثر احترافية وأناقة.
انتبه إلى تنسيق العناوين والاستخدام المتسق للمصطلحات في محاضر اجتماعك النهائية.
5. إنشاء ملخص AI من نصك
إذا كنت ترغب في إنشاء محاضر مناقشة وإجراءات، يمكنك تلخيص النسخ باستخداممولد ملخص Notta AI. مع هذه الميزة، تحصل على نظرة عامة على الاجتماع وبنود العمل، ويتم تقسيم النص الخاص بك إلى فصول.
مرة أخرى، يجب عليك مراجعة هذه المحاضر لإصلاح أي أخطاء نحوية أو إملائية محتملة وضمان الاتساق في جميع أنحاء الوثيقة.
6. شارك وأرشف محاضر اجتماعك
يمكنك تصدير النصوص في تنسيقات متنوعة، بما في ذلك TXT و DOCX و SRT و PDF، مما يسهل توثيق كل شيء في سجلات شركتك. يمكنك أيضًا إنشاء روابط مشاركة فريدة لكل نص مع‘مشاركة’زر.
تأكد من حفظ نسخة من محضر الاجتماع المعتمد في مكان آمن للرجوع إليه في المستقبل والأرشفة. يجب عليك الحفاظ على نظام تسمية ملفات وهيكل مجلدات متسق لتسهيل الاسترجاع.
7. تتبع التقدم في الخطوات التالية
تذكر، تقوم Notta بإنشاء عناصر العمل باستخدام مولد الملخصات الذكي الخاص بها. لذلك بعد الاجتماع، راقب التقدم فيإجراءات المتابعةوتقديم التحديثات حسب الحاجة.
استخدم Notta لإنشاء نصوص واضحة وقابلة للمشاركة تلقائيًا، مما يسهل حفظ السجلات الشامل. التقط كل عنصر عمل أثناء تركيزك على اجتماعاتك، دون الحاجة إلى الكتابة اليدوية.
نصائح لتحويل محاضر الاجتماعات بدقة من الصوت إلى النص
من خلال نسخ محاضر الاجتماعات بدقة من ملف صوتي أو فيديو، يمكنك التقاط المناقشات المهمة بوضوح بحيث يمكن الرجوع إليها لاحقًا.
إليك بعض النصائح الأساسية للحصول على نصوص نظيفة ودقيقة:
تقليل الضوضاء الخلفية:اختر غرفة هادئة للاجتماعات لتقليل الاضطرابات الخلفية التي يمكن أن تؤثر على وضوح التسجيل.
تجنب الكلمات الحشو: شجع المشاركين على التحدث بوضوح وتجنب استخدام كلمات حشو مفرطة، مثل “أم” و“آه” التي يمكن أن تعقد عملية النسخ.
متحدث واحد في كل مرة:تأكد من أن يتحدث شخص واحد فقط في وقت واحد لمنع المحادثات المتداخلة. هذا يسهل على أداة النسخ التعرف على المتحدثين الفرديين.
استخدم معدات عالية الجودة:استخدم ميكروفونات وأجهزة تسجيل عالية الجودة لالتقاط صوت أوضح.
استخدم برنامج النسخ الموثوق به:سجل مع أداة نسخ تتكامل بشكل جيد مع منصة الاجتماعات الخاصة بك وقادرة على التعامل بفعالية مع مختلف اللهجات وفروق الكلام.
نسخ محاضر الاجتماعات ببساطة وبدقة
لقد جعل برنامج نسخ الاجتماعات عبر الإنترنت من الأسهل من أي وقت مضى نسخ محاضر الاجتماعات تلقائيًا.
تساعد هذه الأدوات في إبقاء الجميع على اطلاع ومشاركة، وتضمن تسجيل جميع المناقشات بدقة، مما يساعد في اتخاذ قرارات أقوى.
من بين الخيارات المتاحة،Nottaيبرز من خلال أتمتة العملية بأكملها - من تسجيل المكالمات إلى توليد محاضر الاجتماعات وعناصر العمل.
تعمل هذه الأتمتة على تبسيط عملية إنشاء ومشاركة وتوثيق المحاضر، مما يجعل من الأسهل من أي وقت مضى إدارة الوثائق المتعلقة بالاجتماعات بشكل فعال.
أسئلة شائعة
ما الفرق بين محضر الاجتماع والنص؟
محاضر الاجتماعات هي نسخة مختصرة من النسخة المنقولة، حيث أنها مختصرةملخص الاجتماعالمناقشات والقرارات المتخذة. وهذا عادة ما يشمل النقاط الرئيسية، وعناصر العمل، والدروس المهمة.
من ناحية أخرى، فإن النسخة هي تسجيل حرفي كامل لمحادثة. بينما تعتبر محاضر الاجتماعات جيدة لتلخيص اجتماع، يمكن أن تكون النسخة مفيدة إذا كنت بحاجة إلى سجل أكثر تفصيلاً لأغراض قانونية أو لحفظ السجلات.
ما هي الأنواع الثلاثة من محاضر الاجتماعات؟
هناك ثلاثة أنواع رئيسية من محاضر الاجتماعات:إجراء,نقاش, وverbatim. تركز دقائق العمل على القرارات وعناصر العمل التي تم تناولها خلال الاجتماع. من ناحية أخرى، تلخص دقائق المناقشة النقاش والمواضيع التي تم تناولها خلال الاجتماع.
ثم هناكمحاضر دقيقة, والمعروفة أيضًا بمحضر الجلسة، والتي توفر سردًا حرفيًا لكل ما قيل خلال الاجتماع.
ما هي أفضل طريقة لهيكلة محاضر الاجتماعات؟
عند تجميع محضر الاجتماع، ابدأ بقائمة بجميع أعضاء الفريق والضيوف الحاضرين. بعد ذلك، قم بتلخيص المناقشات والقرارات وأي عناصر عمل أو مهام. يجب عليك أيضًا تضمين ملاحظات مهمة حول الاجتماع.
بالإضافة إلى ذلك، تأكد من أن المحاضر منظمة وواضحة لتكون مرجعًا مفيدًا في المستقبل.
كيف يمكن لبرامج محاضر الاجتماعات توفير الوقت؟
يمكن أن يوفر برنامج محاضر الاجتماعات الوقت من خلال أتمتة عملية تسجيل وتنظيم محاضر الاجتماعات. هذا يلغي الحاجة إلى يدويتدوين الملاحظاتوتنسيق، مما قد يستغرق وقتًا طويلاً.
بالإضافة إلى ذلك، تقدم العديد من برامج نسخ الاجتماعات ميزات ملائمة مثل القوالب وأدوات التحرير والقدرة على مشاركة الملاحظات وتصديرها بسهولة.
كيف تساعد محاضر الاجتماعات في إدارة الأعمال؟
محاضر الاجتماعات تساعد في إدارة الأعمال من خلال توفير سجل رسمي للقرارات والإجراءات والنقاشات التي تمت خلال الاجتماعات. تساعد في ضمان أن الجميع على نفس الصفحة ويعملون نحو نفس الأهداف.
تعمل محاضر الاجتماعات أيضًا كنقطة مرجعية للاجتماعات المستقبلية، مما يساعد على تتبع التقدم وضمان توافق الجميع.
