So transkribieren Sie die Protokolle von Besprechungen in 6 einfachen Schritten
98 % genaue Echtzeit-Transkription in nur wenigen Klicks. 58 Sprachen und mehrere Plattformen unterstützt.
Während immer mehr Unternehmen hybrides und remote Arbeiten annehmen, haben traditionelle persönliche Meetings Platz gemacht für Webcam-zu-Webcam-Anrufe.
Eine positive Auswirkung dieses Wandels ist, dass es jetzt einfacher ist als je zuvor, Protokolle von Besprechungen zu transkribieren, dank fortschrittlicher Transkriptionssoftware, die die Worte jedes Sprechers mit hoher Genauigkeit erkennen und aufzeichnen kann.
Das Führen eines Protokolls über Besprechungen war schon immer eine großartige Möglichkeit, alle auf denselben Stand zu bringen, und jetzt können Sie sofort nach Ende Ihres Meetings automatisierte Besprechungsprotokolle erhalten.
Dieser Artikel behandelt die wichtigsten Vorteile der Transkription von Besprechungen, die grundlegenden Anforderungen dafür und die sechs Schritte zurErstellen von Sitzungsprotokollen aus Transkriptenmit Notta.
Vorteile der Transkription von Sitzungsprotokollen
Die Transkription von Sitzungsprotokollen bietet mehrere wichtige Vorteile, die die Teamarbeit und das Dokumentenmanagement verbessern. Dazu gehören:
Erfassen Sie alle wichtigen Details:Ein detailliertes Transkript stellt sicher, dass jedes Detail aufgezeichnet wird, wodurch das Risiko verringert wird, wichtige Informationen während der Diskussionen zu verpassen.
Zeit sparen:Transkripte bieten einen schnellen Bezugspunkt, der es den Teammitgliedern ermöglicht, spezifische Entscheidungen und wichtige Erkenntnisse zu finden, ohne das gesamte Meeting erneut anzusehen.
Missverständnisse beseitigen:Ein schriftlicher Nachweis hilft, Unklarheiten zu klären und sicherzustellen, dass alle Teammitglieder dasselbe Verständnis davon haben, was besprochen wurde.
Transkription in verschiedene Formate umwandeln:Sie können Ihre Transkripte ganz einfach in PDFs oder bearbeitbare Dokumente umwandeln, wodurch sie vielseitig für verschiedene Anwendungen und auf verschiedenen Plattformen zugänglich werden.
Engagieren Sie sich aktiv:Mit Transkriptionsdiensten können die Teilnehmer sich mehr auf die Diskussion konzentrieren, anstatt umfangreiche Notizen zu machen, was zu einer aktiveren und bedeutungsvolleren Teilnahme an den Meetings führt.
Grundlegende Anforderungen für eine genaue Besprechungstranskription
Die erste Voraussetzung für die Erstellung genauer Transkripte ist die Verwendung einer zuverlässigen Meeting-Plattform mit nahtlosen Aufnahmefunktionen.
Die Teilnehmer sollten auch ermutigt werden, deutlich zu sprechen und, wenn möglich, nacheinander, um Überlappungen zu reduzieren und Klarheit in der Aufnahme zu gewährleisten.
Zusätzlich kann die Verwendung von hochwertigen Mikrofonen und die Minimierung von Hintergrundgeräuschen die Klangqualität erheblich verbessern – und damit die Genauigkeit der Transkription.
Verwenden Sie eine zuverlässige Meeting-Plattform, um das Meeting aufzuzeichnen
Um einen reibungslosen und effizienten Transkriptionsprozess für Meetings sicherzustellen, führen Sie Meetings auf einer zuverlässigen Plattform mit einer integrierten Aufnahmefunktion durch, wie Google Meet oder Zoom.(Für Anleitungen zum Aufzeichnen eines Zoom-Meetings lesen Sie unserhilfreicher Leitfaden1. Notta für Online-Zoom-Meeting-Notizen
Diese Plattformen sind stabil und benutzerfreundlich, außerdem ermöglichen sie IhnenMeetings direkt in der Software aufzeichnen. Ein gutes Transkriptionswerkzeug für Meetings integriert sich nahtlos in diese beliebten Plattformen und macht es schnell und einfach, das Transkript in Besprechungsnotizen umzuwandeln.
Sie können auch Tools wie den Notta Bot zu Ihren Meetings einladen. Notta fungiert als einAI-Meeting-Assistent, directly recording your session as it happens. Alternatively, you can record the call on your preferred meeting platform and simply upload the audio file to Notta.
Audioaufnahmen mit Meeting-Transkriptionssoftware transkribieren
Traditionell beinhaltete die Protokollierung von Sitzungen akribisches Notieren, um jeden Redner, jeden Tagesordnungspunkt und kritische Diskussionspunkte festzuhalten. Modern jedochTranskriptionssoftwarehat diesen Prozess durch Automatisierung verbessert.
Sie finden eine Vielzahl von Tools auf dem Markt, ausgestattet mit Funktionen wie Echtzeit-Transkription, Sprecheridentifikation und der Fähigkeit, verschiedene Audioqualitäten und Akzente zu verarbeiten.
Notta integriert sich beispielsweise in die wichtigsten Meeting-Plattformen über dieNotta Bot. Laden Sie einfach den Notta Bot zu Ihrem Meeting ein, und nach der Sitzung können Sie auf eine detaillierte Transkription mit genauer Sprecheridentifikation im Dashboard von Notta zugreifen.
Notta bietet einen kostenlosen Plan mit 120 Minuten Transkription pro Monat. Für umfangreichere Bedürfnisse ist ein Upgrade auf 1.800 Minuten für $13.49/Monat verfügbar. Das macht Notta zu einer vielseitigen und erschwinglichen Option für effektive Besprechungsdokumentation.
Mit Notta können Sie ganz einfach Besprechungsprotokolle erstellen und gesprochene Inhalte mit einer Genauigkeit von 98,86 % in schriftliche Aufzeichnungen umwandeln. Bleiben Sie organisiert und halten Sie jedes wichtige Detail in Ihren Meetings fest.
Wie man Besprechungsprotokolle mit Notta transkribiert
Notta integriert sich mit beliebten Meeting-Plattformen, einschließlich Zoom, Google Meet, Webex und Microsoft Teams. Dies ermöglicht es,Besprechungsprotokolle transkribierenin nur wenigen einfachen Schritten.
Die Plattform ist in der Lage, wörtliche Protokolle zu erstellen - einen genauen Bericht über das Gespräch - sowie Diskussions- und Aktionsprotokolle zu generieren, die das Treffen zusammenfassen und die nächsten Schritte und Aktionspunkte festlegen.
Hier erfahren Sie, wie Sie Besprechungsprotokolle (kostenlos!) mit Notta aufzeichnen und transkribieren können.
1. Bereiten Sie sich auf das Meeting vor
Machen Sie sich mit dem vertrautTagesordnung der Sitzungund alle relevanten Dokumente oder Materialien. Richten Sie Aufnahme- und Transkriptionswerkzeuge oder -geräte ein, wie einen Computer, ein gutes Mikrofon und einen zuverlässigen Meeting-Assistenten wie Notta.Erstelle ein kostenloses Kontound melden Sie sich auf der Website von Notta an, um auf das Notta-Dashboard zuzugreifen.
2. Treten Sie der Sitzung bei und zeichnen Sie sie in hoher Qualität auf
Sobald Sie dem Meeting beitreten, beginnen Sie sofort mit der Aufnahme mit einem speziellenSprachrecorder, eine Smartphone-App oder ein anderes zuverlässiges Aufnahmegerät. Stellen Sie sicher, dass die Audioqualität klar und frei von übermäßigem Hintergrundgeräusch ist.
Lernenwie man die Audioqualität der Aufnahme verbessertfür genauere Transkripte.
2.1 Für Online-Meetings
Sie können die „Live-Meeting transkribieren" Option und fügen Sie den Einladungslink zur Besprechung (Zoom, Microsoft Teams, Webex und Google Meet) ein.
Klicken Sie auf “Jetzt transkribieren und Notta wird den Notta Bot senden, um das Meeting in Echtzeit aufzuzeichnen und zu transkribieren.
2.2 Für persönliche Treffen
Wählen Sie zuerst die richtigen Transkriptionssprachen aus. Klicken Sie auf das “Eine Audioaufnahme machenOption auf Notta. Notta beginnt mit der Aufnahme und der Live-Transkription aller im Umfeld erfassten Gespräche.
3. Protokoll der Besprechung überprüfen und transkribieren
Notta bietet zwei praktische Transkriptionsoptionen: die Echtzeit-Transkription und die Transkription von vorab aufgezeichnetem Audio. Wenn Sie dieses Transkript erstellen, erhalten Sie wörtliche Protokolle, die Sie dann in eine Zusammenfassung der wichtigsten Punkte und Maßnahmen umwandeln können (mehr dazu später).
3.1 Die Besprechung mit Notta in Echtzeit transkribieren
Sobald der Notta Bot dem Meeting beitritt, beginnt er sofort mit der Aufzeichnung und Transkription des Gesprächs. Wenn der Notta Bot nicht erschienen ist, müssen Sie möglicherweise den Gastgeber der Sitzung bitten, der KI die Erlaubnis zu geben, dem Anruf beizutreten.
Sie können die abgeschlossene Transkription nach dem Ende des Meetings im Notta-Dashboard finden.
3.2 Die Sitzung mit vorab aufgenommenem Audio transkribieren
Laden Sie die Audio- oder Videodatei hoch, die Sie transkribieren möchten. Notta unterstützt verschiedene Audio- und Videoformate, einschließlich MP3, WAV, M4A, MP4 und MOV.
4. Die Transkription bearbeiten und überprüfen
Klicken Sie auf Ihre abgeschlossene Transkription im Notta-Dashboard, um Ihr wörtliches Sitzungsprotokoll zu überprüfen. Bearbeiten Sie grammatikalische Fehler, Tippfehler oder unklare Passagen für ein professionelleres und polierteres Dokument.
Achten Sie auf die Formatierung, Überschriften und die konsistente Verwendung von Terminologie in Ihren endgültigen Sitzungsprotokollen.
5. Erstellen Sie eine KI-Zusammenfassung Ihrer Transkription
Wenn Sie Protokolle für Diskussionen und Maßnahmen erstellen möchten, können Sie die Transkription mit dem zusammenfassenNotta AI Zusammenfassungs-Generator. Mit dieser Funktion erhalten Sie eine Übersicht über das Meeting und Aktionspunkte, und Ihre Transkription wird in Kapitel unterteilt.
Wieder sollten Sie dieses Protokoll überprüfen, um mögliche grammatikalische oder Rechtschreibfehler zu beheben und die Konsistenz im gesamten Dokument sicherzustellen.
6. Teilen und archivieren Sie Ihre Sitzungsprotokolle
Sie können Transkripte in verschiedenen Formaten exportieren, einschließlich TXT, DOCX, SRT und PDF, was es einfach macht, alles in den Aufzeichnungen Ihres Unternehmens zu dokumentieren. Sie können auch einzigartige Freigabelinks für jede Transkription generieren mit dem‘Teilen’Schaltfläche.
Stellen Sie sicher, dass Sie eine Kopie des genehmigten Protokolls an einem sicheren Ort für zukünftige Referenzen und Archivierung aufbewahren. Sie sollten eine konsistente Dateibenennungskonvention und Ordnerstruktur für eine einfache Auffindbarkeit beibehalten.
7. Den Fortschritt der nächsten Schritte verfolgen
Denken Sie daran, dass Notta Aktionspunkte mit seinem AI-Zusammenfassungs-Generator erstellt. Überwachen Sie also nach dem Meeting den Fortschritt beiNachverfolgungsaktionenund bei Bedarf Updates bereitstellen.
Verwenden Sie Notta, um automatisch klare, teilbare Transkripte zu erstellen, die eine umfassende Dokumentation erleichtern. Erfassen Sie jeden Aktionspunkt, während Sie sich auf Ihre Meetings konzentrieren, ohne manuelles Tippen.
Tipps zur genauen Umwandlung von Sitzungsprotokollen von Audio in Text
Indem Sie die Protokolle von Besprechungen aus einer Audio- oder Videodatei genau transkribieren, können Sie wichtige Diskussionen klar festhalten, damit sie später referenziert werden können.
Hier sind einige wichtige Tipps für saubere und präzise Transkriptionen:
Hintergrundgeräusche minimieren:Wählen Sie einen ruhigen Raum für Besprechungen, um Hintergrundstörungen zu reduzieren, die die Klarheit der Aufnahme beeinträchtigen können.
Vermeiden Sie Füllwörter: Ermutigen Sie die Teilnehmer, deutlich zu sprechen und übermäßige Füllwörter wie „äh“ und „hm“ zu vermeiden, da dies den Transkriptionsprozess komplizieren kann.
Ein Sprecher zur Zeit:Stellen Sie sicher, dass immer nur eine Person spricht, um überlappende Gespräche zu vermeiden. Dies erleichtert es dem Transkriptionstool, einzelne Sprecher zu identifizieren.
Verwenden Sie qualitativ hochwertige Geräte:Verwenden Sie hochwertige Mikrofone und Aufnahmegeräte, um klareren Audio zu erfassen.
Verwenden Sie zuverlässige Transkriptionssoftware:Melden Sie sich bei einem Transkriptionstool an, das gut mit Ihrer Meeting-Plattform integriert ist und in der Lage ist, verschiedene Akzente und Sprachnuancen effektiv zu verarbeiten.
Besprechungsprotokolle einfach und genau transkribieren
Die Software zur Transkription von Online-Meetings hat es einfacher denn je gemacht, die Protokolle von Besprechungen automatisch zu transkribieren.
Diese Tools helfen, alle informiert und engagiert zu halten, und stellen sicher, dass alle Diskussionen sorgfältig aufgezeichnet werden, was zu einer stärkeren Entscheidungsfindung beiträgt.
Unter den verfügbaren Optionen,Nottahebt sich hervor, indem es den gesamten Prozess automatisiert – von der Aufzeichnung von Anrufen bis zur Erstellung von Sitzungsprotokollen und Aktionspunkten.
Diese Automatisierung optimiert den Prozess der Erstellung, des Teilens und der Finalisierung von Protokollen und erleichtert so die effektive Verwaltung von Besprechungsdokumentationen.
FAQs
Was ist der Unterschied zwischen Protokollen und Transkriptionen?
Sitzungsprotokolle sind eine verkleinerte Version einer Transkription, da sie kurz sindBesprechungszusammenfassungder Diskussionen und Entscheidungen, die getroffen wurden. Dies umfasst typischerweise wichtige Punkte, Aktionspunkte und wichtige Erkenntnisse.
Eine Transkription hingegen ist eine vollständige wörtliche Aufzeichnung eines Gesprächs. Während Protokolle gut sind, um eine Sitzung zusammenzufassen, kann eine Transkription hilfreich sein, wenn Sie einen detaillierteren Nachweis für rechtliche oder Aufbewahrungszwecke benötigen.
Was sind die drei Arten von Sitzungsprotokollen?
Es gibt drei Haupttypen von Sitzungsprotokollen:Aktion,Diskussion, undverbatim. Die Aktionsprotokolle konzentrieren sich auf die Entscheidungen und Aktionspunkte, die während der Sitzung behandelt wurden. Die Diskussionsprotokolle hingegen fassen die Diskussion und die während der Sitzung behandelten Themen zusammen.
Dann gibt eswörtliche Protokolle, auch bekannt als Protokoll, das eine wörtliche Wiedergabe von allem bietet, was während des Treffens gesagt wurde.
Was ist der beste Weg, um Protokolle zu strukturieren?
Beim Erstellen des Protokolls beginnen Sie mit einer Liste aller anwesenden Teammitglieder und Gäste. Fassen Sie dann die Diskussionen, Entscheidungen und alle Aktionspunkte oder Zuweisungen zusammen. Sie sollten auch wichtige Hinweise zur Sitzung einfügen.
Zusätzlich sollten die Protokolle organisiert und klar sein, um als nützliche Referenz für die Zukunft zu dienen.
Wie kann Software für Sitzungsprotokolle Zeit sparen?
Die Software für Besprechungsprotokolle kann Zeit sparen, indem sie den Prozess der Aufzeichnung und Organisation von Besprechungsprotokollen automatisiert. Dies beseitigt die Notwendigkeit für manuelleNotizen machenund Formatierung, was sehr zeitaufwendig sein kann.
Darüber hinaus bieten viele Transkriptionssoftware für Meetings praktische Funktionen wie Vorlagen, Bearbeitungswerkzeuge und die Möglichkeit, Notizen einfach zu teilen und zu exportieren.
Wie helfen Protokolle bei der Führung eines Unternehmens?
Sitzungsprotokolle helfen, ein Unternehmen zu führen, indem sie einen offiziellen Nachweis über Entscheidungen, Maßnahmen und Diskussionen während der Sitzungen bereitstellen. Sie helfen sicherzustellen, dass alle auf derselben Seite sind und auf dieselben Ziele hinarbeiten.
Die Protokolle der Besprechungen dienen auch als Referenzpunkt für zukünftige Meetings, um den Fortschritt zu verfolgen und sicherzustellen, dass alle auf dem gleichen Stand bleiben.
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