Cómo transcribir las actas de las reuniones en 6 pasos sencillos
Transcripción en tiempo real con un 98% de precisión en solo unos clics. 58 idiomas y múltiples plataformas compatibles.
A medida que más empresas adoptan el trabajo híbrido y remoto, las reuniones tradicionales cara a cara han dado paso a las llamadas de cámara a cámara.
Un efecto positivo de este cambio es que ahora es más fácil que nunca transcribir las actas de las reuniones, gracias a un software de transcripción avanzado que puede detectar y grabar las palabras de cada hablante con altos niveles de precisión.
Mantener un registro de actas de reuniones siempre ha sido una excelente manera de mantener a todos en la misma página, y ahora, puedes obtener actas de reuniones automatizadas al instante después de que termine tu reunión.
Este artículo cubre los principales beneficios de transcribir reuniones, los requisitos básicos para hacerlo y los seis pasos paracreación de actas a partir de transcripcionescon Notta.
Beneficios de transcribir las actas de las reuniones
Transcribir las actas de las reuniones ofrece varios beneficios clave que mejoran la colaboración del equipo y la gestión de documentos. Estos incluyen:
Captura todos los detalles importantes:Una transcripción en profundidad asegura que cada detalle esté registrado, reduciendo el riesgo de perder información crítica durante las discusiones.
Ahorrar tiempo:Las transcripciones proporcionan un punto de referencia rápido, lo que permite a los miembros del equipo localizar decisiones específicas y conclusiones clave sin tener que volver a ver toda la reunión.
Eliminar la falta de comunicación:Tener un registro escrito ayuda a aclarar cualquier incertidumbre, asegurando que todos los miembros del equipo tengan la misma comprensión de lo que se discutió.
Convertir la transcripción en varios formatos:Puedes convertir fácilmente tus transcripciones en PDFs o documentos editables, haciéndolos versátiles para varios usos y accesibles en diferentes plataformas.
Involúcrate activamente:Con los servicios de transcripción, los participantes pueden centrarse más en la discusión en lugar de tomar notas extensas, lo que lleva a una participación más activa y significativa durante las reuniones.
Requisitos básicos para una transcripción precisa de reuniones
El primer requisito para generar transcripciones precisas es utilizar una plataforma de reuniones confiable con capacidades de grabación fluidas.
Los participantes también deben ser alentados a hablar con claridad y, si es posible, uno a la vez para reducir las superposiciones y garantizar la claridad en la grabación.
Además, utilizar micrófonos de alta calidad y minimizar el ruido de fondo puede mejorar significativamente la calidad del sonido, y, a su vez, la precisión de la transcripción.
Utiliza una plataforma de reunión confiable para grabar la reunión
Para garantizar un proceso de transcripción de reuniones fluido y eficiente, realice las reuniones en una plataforma confiable con una función de grabación integrada, como Google Meet o Zoom.(Para obtener orientación sobre cómo grabar una reunión de Zoom, lea nuestroguía útil1. Notta para tomar notas en reuniones en línea en Zoom
Estas plataformas son estables y fáciles de usar, además te permitengrabar reuniones directamente dentro del software. Una buena herramienta de transcripción de reuniones se integrará a la perfección con estas plataformas populares, facilitando la conversión de la transcripción en notas de reunión.
También puedes invitar herramientas como el Notta Bot a tus reuniones. Notta actúa como unAsistente de reuniones AI, directly recording your session as it happens. Alternatively, you can record the call on your preferred meeting platform and simply upload the audio file to Notta.
Transcribir grabaciones de audio con software de transcripción de reuniones
Tradicionalmente, la grabación de las actas de las reuniones implicaba tomar notas meticulosas para capturar a cada orador, cada punto del orden del día y los puntos de discusión críticos. Sin embargo, modernosoftware de transcripciónha mejorado este proceso al automatizarlo.
Encontrarás una variedad de herramientas en el mercado, equipadas con características como la transcripción en tiempo real, la identificación de oradores y la capacidad de manejar varias calidades de audio y acentos.
Notta, por ejemplo, se integra con las principales plataformas de reuniones a través deNotta Bot. Simplemente invita al Bot Notta a tu reunión, y después de la sesión, podrás acceder a una transcripción detallada con identificación precisa de los hablantes en el panel de Notta.
Notta ofrece un plan gratuito con 120 minutos de transcripción por mes. Para necesidades más extensas, se puede actualizar a 1,800 minutos por $13.49/mes. Esto hace que Notta sea una opción versátil y asequible para la documentación efectiva de reuniones.
Con Notta, puedes generar fácilmente actas de reuniones, convirtiendo el contenido hablado en registros escritos con un 98,86 % de precisión. Mantente organizado y captura cada detalle clave en tus reuniones.
Cómo transcribir las actas de las reuniones con Notta
Notta se integra con plataformas de reuniones populares, incluyendo Zoom, Google Meet, Webex y Microsoft Teams. Esto hace posibletranscribir las actas de la reuniónen solo unos pocos pasos simples.
La plataforma es capaz de grabar actas textuales—un relato exacto de la conversación—y de generar actas de discusión y acción, que resumen la reunión y establecen los próximos pasos y elementos de acción.
Aquí tienes cómo grabar y transcribir las actas de las reuniones (¡gratis!) con Notta.
1. Prepárate para la reunión
Familiarízate con elagenda de la reunióny cualquier documento o material relevante. Configure herramientas o dispositivos de grabación y transcripción, como una computadora, un buen micrófono y un asistente de reunión confiable como Notta.Crea una cuenta gratuitay accede al sitio web de Notta para acceder al panel de control de Notta.
2. Unirse y grabar la reunión en alta calidad
Una vez que te unas a la reunión, comienza a grabar inmediatamente usando un dedicadograbadora de voz, una aplicación para smartphone o cualquier otro dispositivo de grabación fiable. Asegúrate de que la calidad del audio sea clara y libre de ruido de fondo excesivo.
Aprendercómo mejorar la calidad de audio de la grabaciónpara transcripciones más precisas.
2.1 Para reuniones en línea
Puedes seleccionar el «Transcribir reunión en vivo" opción y pega el enlace de invitación a la reunión (Zoom, Microsoft Teams, Webex y Google Meet).
Haz clic en “Transcribir ahora y Notta enviará el Notta Bot para grabar y transcribir la reunión en tiempo real.
2.2 Para reuniones en persona
Primero elige los idiomas de transcripción correctos. Haz clic en el “Grabar un audioopción en Notta. Notta comenzará a grabar y transcribir en vivo cualquier conversación capturada en el entorno.
3. Revisar y transcribir las actas de la reunión
Notta ofrece dos opciones de transcripción convenientes: transcripción en tiempo real y transcripción de audio pregrabado. Cuando generas este transcripto, obtendrás actas literales, que luego podrás transformar en un resumen de los puntos clave y las acciones a realizar (más sobre esto más adelante).
3.1 Transcribir la reunión con Notta en tiempo real
Una vez que el Notta Bot se una a la reunión, comenzará a grabar y transcribir la conversación de inmediato. Si el Notta Bot no ha aparecido, es posible que debas pedir al anfitrión de la reunión que dé permiso para que la IA se una a la llamada.
Podrás encontrar la transcripción completada en el panel de Notta después de que termine la reunión.
3.2 Transcribir la reunión con audio pregrabado
Sube el archivo de audio o video que deseas transcribir. Notta admite varios formatos de audio y video, incluidos MP3, WAV, M4A, MP4 y MOV.
4. Editar y revisar la transcripción
Haz clic en tu transcripción completada en el panel de Notta para revisar el acta de tu reunión. Edita cualquier error gramatical, error tipográfico o pasajes poco claros para obtener un documento más profesional y pulido.
Presta atención a la formateo, los encabezados y el uso consistente de la terminología en tus actas de reunión finales.
5. Generar un resumen de IA de su transcripción
Si deseas crear actas de discusión y acción, puedes resumir la transcripción con elGenerador de resúmenes Notta AI. Con esta función, obtienes un resumen de la reunión y elementos de acción, y tu transcripción se divide en capítulos.
Nuevamente, debes revisar estas actas para corregir cualquier error gramatical o de ortografía potencial y asegurar la coherencia en todo el documento.
6. Comparte y archiva tus actas de reunión
Puedes exportar transcripciones en varios formatos, incluidos TXT, DOCX, SRT y PDF, lo que facilita la documentación de todo en los registros de tu empresa. También puedes generar enlaces de compartición únicos para cada transcripción con el‘Compartir’botón.
Asegúrese de guardar una copia del acta de la reunión aprobada en un lugar seguro para futuras referencias y archivo. Debe mantener una convención de nombres de archivos y una estructura de carpetas coherente para facilitar la recuperación.
7. Hacer un seguimiento del progreso en los próximos pasos
Recuerda, Notta genera elementos de acción con su generador de resúmenes AI. Así que, después de la reunión, monitorea el progreso enacciones de seguimientoy proporcionar actualizaciones según sea necesario.
Utiliza Notta para generar automáticamente transcripciones claras y compartibles, facilitando un registro completo. Captura cada elemento de acción mientras te concentras en tus reuniones, sin necesidad de escribir manualmente.
Consejos para convertir con precisión las actas de reuniones de audio a texto
Al transcribir con precisión las actas de las reuniones desde un archivo de audio o video, puedes capturar claramente discusiones importantes para que puedan ser referenciadas más tarde.
Aquí hay algunos consejos esenciales para obtener transcripciones limpias y precisas:
Minimizar el ruido de fondo:Elija una sala tranquila para las reuniones para reducir las interrupciones de fondo que pueden afectar la claridad de la grabación.
Evita las palabras de relleno: Anime a los participantes a hablar claramente y evitar el uso excesivo de palabras de relleno, como “eh” y “ah”, que pueden complicar el proceso de transcripción.
Un hablante a la vez:Asegúrate de que solo una persona hable a la vez para evitar conversaciones superpuestas. Esto facilita que la herramienta de transcripción identifique a los hablantes individuales.
Utiliza equipos de calidad:Utiliza micrófonos y dispositivos de grabación de buena calidad para capturar un audio más claro.
Utiliza un software de transcripción confiable:Regístrate con una herramienta de transcripción que se integre bien con tu plataforma de reuniones y que sea capaz de manejar eficazmente varios acentos y matices del habla.
Transcribir actas de reuniones de manera simple y precisa
El software de transcripción de reuniones en línea ha facilitado más que nunca la transcripción automática de las actas de las reuniones.
Estas herramientas ayudan a mantener a todos informados y comprometidos, y aseguran que todas las discusiones se registren meticulosamente, lo que ayuda a una toma de decisiones más sólida.
Entre las opciones disponibles,Nottase destaca al automatizar todo el proceso, desde la grabación de llamadas hasta la generación de actas y elementos de acción.
Esta automatización agiliza el proceso de creación, compartición y finalización de actas, facilitando más que nunca la gestión efectiva de la documentación de reuniones.
FAQs
¿Cuál es la diferencia entre las actas de la reunión y la transcripción?
Las actas de las reuniones son una versión reducida de una transcripción, ya que es breveresumen de la reuniónde las discusiones y decisiones tomadas. Esto incluye típicamente los puntos clave, los elementos de acción y los aprendizajes importantes.
Una transcripción, por otro lado, es una grabación completamente literal de una conversación. Mientras que las actas son buenas para resumir una reunión, una transcripción puede ser útil si necesitas un registro más detallado para fines legales o de archivo.
¿Cuáles son los tres tipos de actas de reunión?
Hay tres tipos principales de actas de reuniones:acción,discusión, yverbatim. Las actas de acción se centran en las decisiones y los elementos de acción tratados durante la reunión. Las actas de discusión, por otro lado, resumen la discusión y los temas tratados durante la reunión.
Entonces hayactas literales, también conocido como acta, que proporciona un relato palabra por palabra de todo lo que se dijo durante la reunión.
¿Cuál es la mejor manera de estructurar las actas de la reunión?
Al compilar las actas de la reunión, comience con una lista de todos los miembros del equipo y los invitados presentes. A continuación, resuma las discusiones, decisiones y cualquier elemento de acción o asignaciones. También debe incluir notas importantes sobre la reunión.
Además, asegúrese de que las actas estén organizadas y claras para servir como una referencia útil en el futuro.
¿Cómo puede el software de actas de reuniones ahorrar tiempo?
El software de actas de reuniones puede ahorrar tiempo al automatizar el proceso de grabación y organización de las actas de reuniones. Esto elimina la necesidad de manualtoma de notasy formateo, lo que puede llevar mucho tiempo.
Además, muchos programas de transcripción de reuniones ofrecen características convenientes como plantillas, herramientas de edición y la capacidad de compartir y exportar notas fácilmente.
¿Cómo ayudan las actas de las reuniones a gestionar un negocio?
Las actas de las reuniones ayudan a dirigir un negocio al proporcionar un registro oficial de decisiones, acciones y discusiones realizadas durante las reuniones. Ayudan a garantizar que todos estén en la misma sintonía y trabajen hacia los mismos objetivos.
Las actas de las reuniones también sirven como un punto de referencia para futuras reuniones, ayudando a hacer un seguimiento del progreso y asegurando que todos permanezcan alineados.
