Comment transcrire les comptes rendus de réunion en 6 étapes simples
Transcription en temps réel précise à 98 %, en quelques clics seulement. 58 langues et plusieurs plateformes prises en charge.
Alors que de plus en plus d entreprises adoptent le travail hybride et à distance, les réunions traditionnelles en face à face ont cédé la place aux appels webcam à webcam.
Un effet positif de ce changement est qu il est maintenant plus facile que jamais de transcrire les comptes rendus de réunion, grâce à des logiciels de transcription avancés qui peuvent détecter et enregistrer les mots de chaque intervenant avec un haut niveau de précision.
Tenir un journal des procès-verbaux de réunion a toujours été un excellent moyen de garder tout le monde sur la même longueur d onde, et maintenant, vous pouvez obtenir des procès-verbaux de réunion automatisés instantanément après la fin de votre réunion.
Cet article couvre les principaux avantages de la transcription des réunions, les exigences de base pour le faire, et les six étapes pourrédaction de procès-verbaux à partir de transcriptionsavec Notta.
Avantages de la transcription des procès-verbaux de réunion
La transcription des procès-verbaux de réunion offre plusieurs avantages clés qui améliorent la collaboration en équipe et la gestion des documents. Cela inclut :
Capturez tous les détails importants :Une transcription approfondie garantit que chaque détail est enregistré, réduisant le risque de manquer des informations critiques lors des discussions.
Gagner du temps :Les transcriptions fournissent un point de référence rapide, permettant aux membres de l équipe de localiser des décisions spécifiques et des points clés sans avoir à revoir l ensemble de la réunion.
Éliminer les malentendus :Avoir un enregistrement écrit aide à clarifier toute incertitude, garantissant que tous les membres de l équipe ont la même compréhension de ce qui a été discuté.
Convertir la transcription en divers formats :Vous pouvez facilement transformer vos transcriptions en PDF ou en documents modifiables, les rendant polyvalentes pour diverses utilisations et accessibles sur différentes plateformes.
Engagez-vous activement :Avec les services de transcription, les participants peuvent se concentrer davantage sur la discussion plutôt que de prendre des notes détaillées, ce qui conduit à une participation plus active et significative lors des réunions.
Exigences de base pour une transcription de réunion précise
La première condition préalable pour générer des transcriptions précises est d utiliser une plateforme de réunion fiable avec des capacités d enregistrement sans faille.
Les participants doivent également être encouragés à parler clairement et, si possible, un à la fois pour réduire les chevauchements et garantir la clarté de l enregistrement.
De plus, utiliser des microphones de haute qualité et minimiser le bruit de fond peut considérablement améliorer la qualité sonore - et, par conséquent, la précision de la transcription.
Utilisez une plateforme de réunion fiable pour enregistrer la réunion
Pour garantir un processus de transcription de réunion fluide et efficace, tenez vos réunions sur une plateforme fiable avec une fonction d enregistrement intégrée, comme Google Meet ou Zoom.(Pour des conseils sur la façon d enregistrer une réunion Zoom, lisez notreguide utile.)
Ces plateformes sont stables et conviviales, de plus elles vous permettent deenregistrer des réunions directement dans le logiciel. Un bon outil de transcription de réunion s intégrera parfaitement à ces plateformes populaires, rendant rapide et facile la conversion de la transcription en notes de réunion.
Vous pouvez également inviter des outils comme le Notta Bot à vos réunions. Notta agit en tant queAssistant de réunion AI, directly recording your session as it happens. Alternatively, you can record the call on your preferred meeting platform and simply upload the audio file to Notta.
Transcrire des enregistrements audio avec un logiciel de transcription de réunion
Traditionnellement, la prise de minutes de réunion impliquait une prise de notes méticuleuse pour capturer chaque intervenant, chaque point de l ordre du jour et les points de discussion critiques. Cependant, modernelogiciel de transcriptiona amélioré ce processus en l automatisant.
Vous trouverez une variété d outils sur le marché, équipés de fonctionnalités telles que la transcription en temps réel, l identification des intervenants et la capacité à gérer différentes qualités audio et accents.
Notta, par exemple, s intègre aux principales plateformes de réunion via leNotta Bot. Il suffit d inviter le Bot Notta à votre réunion, et après la session, vous pouvez accéder à une transcription détaillée avec une identification précise des intervenants sur le tableau de bord de Notta.
Notta propose un plan gratuit avec 120 minutes de transcription par mois. Pour des besoins plus importants, une mise à niveau vers 1 800 minutes est disponible pour $13.49/mois. Cela fait de Notta une option polyvalente et abordable pour une documentation efficace des réunions.
Avec Notta, vous pouvez facilement générer des comptes rendus de réunion, transformant le contenu parlé en enregistrements écrits avec une précision de 98,86 %. Restez organisé et capturez chaque détail clé de vos réunions.
Comment transcrire les procès-verbaux de réunion avec Notta
Notta s intègre aux plateformes de réunion populaires, y compris Zoom, Google Meet, Webex et Microsoft Teams. Cela rend possible detranscrire le procès-verbal de la réunionen seulement quelques étapes simples.
La plateforme est capable d enregistrer des procès-verbaux mot à mot - un compte rendu exact de la conversation - ainsi que de générer des procès-verbaux de discussion et d action, qui résument la réunion et exposent les prochaines étapes et les éléments d action.
Voici comment enregistrer et transcrire les procès-verbaux de réunion (gratuitement !) avec Notta.
1. Préparez-vous pour la réunion
Familiarisez-vous avec leordre du jour de la réunionet tous les documents ou matériaux pertinents. Configurez des outils ou dispositifs d enregistrement et de transcription, tels qu un ordinateur, un bon microphone et un assistant de réunion fiable comme Notta.Créer un compte gratuitet connectez-vous sur le site de Notta pour accéder au tableau de bord de Notta.
2. Rejoindre et enregistrer la réunion en haute qualité
Une fois que vous avez rejoint la réunion, commencez immédiatement à enregistrer à l aide d un dédiéenregistreur vocal, une application pour smartphone ou tout autre appareil d enregistrement fiable. Assurez-vous que la qualité audio est claire et exempte de bruit de fond excessif.
Apprendrecomment améliorer la qualité audio de l enregistrementpour des transcriptions plus précises.
2.1 Pour les réunions en ligne
Vous pouvez sélectionner le «Transcrire une réunion en direct" option et collez le lien d invitation à la réunion (Zoom, Microsoft Teams, Webex et Google Meet).
Cliquez sur “Transcrire maintenant et Notta enverra le Notta Bot pour enregistrer et transcrire la réunion en temps réel.
2.2 Pour les réunions en personne
Tout d abord, choisissez les bonnes langues de transcription. Cliquez sur le “Enregistrer un audiooption sur Notta. Notta commencera à enregistrer et à transcrire en direct toutes les conversations captées dans l environnement.
3. Examiner et transcrire le compte rendu de la réunion
Notta propose deux options de transcription pratiques : la transcription en temps réel et la transcription à partir d audio préenregistré. Lorsque vous générez ce transcript, vous obtiendrez des minutes verbatim, que vous pourrez ensuite transformer en un résumé des points clés et des actions à entreprendre (plus d informations à ce sujet plus tard).
3.1 Transcrire la réunion avec Notta en temps réel
Une fois que le Notta Bot rejoint la réunion, il commencera instantanément à enregistrer et à transcrire la conversation. Si le Notta Bot n est pas apparu, vous devrez peut-être demander à l hôte de la réunion de donner la permission à l IA de rejoindre l appel.
Vous pourrez trouver la transcription terminée sur le tableau de bord Notta après la fin de la réunion.
3.2 Transcrire la réunion avec un audio préenregistré
Téléchargez le fichier audio ou vidéo que vous souhaitez transcrire. Notta prend en charge divers formats audio et vidéo, y compris MP3, WAV, M4A, MP4 et MOV.
4. Modifier et réviser la transcription
Cliquez sur votre transcription terminée sur le tableau de bord Notta pour examiner le compte rendu de votre réunion. Corrigez les erreurs grammaticales, les fautes de frappe ou les passages flous pour obtenir un document plus professionnel et soigné.
Faites attention à la mise en forme, aux titres et à l utilisation cohérente de la terminologie dans vos procès-verbaux de réunion finale.
5. Générer un résumé AI de votre transcription
Si vous souhaitez créer des procès-verbaux de discussion et d action, vous pouvez résumer la transcription avec leGénérateur de résumé Notta AI. Avec cette fonctionnalité, vous obtenez un aperçu de la réunion et des éléments d action, et votre transcription est divisée en chapitres.
Encore une fois, vous devriez revoir ces procès-verbaux pour corriger d éventuelles erreurs grammaticales ou d orthographe et garantir la cohérence tout au long du document.
6. Partagez et archivez vos procès-verbaux de réunion
Vous pouvez exporter des transcriptions dans divers formats, y compris TXT, DOCX, SRT et PDF, ce qui facilite la documentation de tout dans les dossiers de votre entreprise. Vous pouvez également générer des liens de partage uniques pour chaque transcription avec le‘Partager’bouton.
Assurez-vous de sauvegarder une copie du procès-verbal de réunion approuvé dans un endroit sécurisé pour référence future et archivage. Vous devez maintenir une convention de nommage de fichiers et une structure de dossiers cohérentes pour un accès facile.
7. Suivre les progrès sur les prochaines étapes
N oubliez pas, Notta génère des éléments d action avec son générateur de résumé AI. Donc, après la réunion, surveillez les progrès suractions de suiviet fournir des mises à jour si nécessaire.
Utilisez Notta pour générer automatiquement des transcriptions claires et partageables, facilitant une tenue de dossiers complète. Capturez chaque point d action tout en vous concentrant sur vos réunions, sans saisie manuelle requise.
Conseils pour convertir avec précision les procès-verbaux de réunion de l audio en texte
En transcrivant avec précision les procès-verbaux d une réunion à partir d un fichier audio ou vidéo, vous pouvez capturer clairement les discussions importantes afin qu elles puissent être référencées ultérieurement.
Voici quelques conseils essentiels pour obtenir des transcriptions claires et précises :
Minimiser le bruit de fond :Choisissez une pièce calme pour les réunions afin de réduire les perturbations de fond qui peuvent affecter la clarté de l enregistrement.
Évitez les mots de remplissage: Encouragez les participants à s exprimer clairement et à éviter d utiliser des mots de remplissage excessifs, comme « euh » et « ah », qui peuvent compliquer le processus de transcription.
Un intervenant à la fois :Assurez-vous qu une seule personne parle à la fois pour éviter les conversations qui se chevauchent. Cela facilite l identification des intervenants par l outil de transcription.
Utilisez du matériel de qualité :Utilisez des microphones et des dispositifs d enregistrement de bonne qualité pour capturer un son plus clair.
Utilisez un logiciel de transcription fiable :Inscrivez-vous avec un outil de transcription qui s intègre bien à votre plateforme de réunion et qui est capable de gérer efficacement divers accents et nuances de la parole.
Transcrire des comptes rendus de réunion simplement et avec précision
Le logiciel de transcription de réunions en ligne a rendu plus facile que jamais la transcription automatique des procès-verbaux de réunion.
Ces outils aident à tenir tout le monde informé et engagé, et garantissent que toutes les discussions sont méticuleusement enregistrées, ce qui aide à une prise de décision plus solide.
Parmi les options disponibles,Nottase distingue en automatisant l ensemble du processus, de l enregistrement des appels à la génération des comptes rendus de réunion et des éléments d action.
Cette automatisation simplifie le processus de création, de partage et de finalisation des procès-verbaux, rendant plus facile que jamais la gestion efficace de la documentation des réunions.
FAQs
Quelle est la différence entre un compte rendu de réunion et une transcription ?
Les procès-verbaux de réunion sont une version simplifiée d une transcription, car c est brefrésumé de la réuniondes discussions et des décisions prises. Cela inclut généralement les points clés, les éléments d action et les enseignements importants.
Une transcription, en revanche, est un enregistrement intégral d une conversation. Alors que les procès-verbaux sont bons pour résumer une réunion, une transcription peut être utile si vous avez besoin d un enregistrement plus détaillé à des fins juridiques ou de conservation des dossiers.
Quels sont les trois types de procès-verbaux de réunion ?
Il existe trois types principaux de procès-verbaux de réunion :action,discussion, etverbatim. Les procès-verbaux d action se concentrent sur les décisions et les actions abordées lors de la réunion. Les procès-verbaux de discussion, en revanche, résument la discussion et les sujets abordés lors de la réunion.
Alors il y aprocès-verbaux, également connu sous le nom de procès-verbal, qui fournit un compte rendu mot à mot de tout ce qui a été dit pendant la réunion.
Quelle est la meilleure façon de structurer le compte rendu de réunion ?
Lors de la rédaction du procès-verbal de la réunion, commencez par une liste de tous les membres de l équipe et des invités présents. Ensuite, résumez les discussions, les décisions et les éléments d action ou les attributions. Vous devez également inclure des notes importantes sur la réunion.
De plus, assurez-vous que les procès-verbaux sont organisés et clairs pour servir de référence utile à l avenir.
Comment le logiciel de procès-verbaux de réunion peut-il faire gagner du temps ?
Le logiciel de compte rendu de réunion peut faire gagner du temps en automatisant le processus d enregistrement et d organisation des comptes rendus de réunion. Cela élimine le besoin de manuelprise de noteset mise en forme, ce qui peut prendre beaucoup de temps.
De plus, de nombreux logiciels de transcription de réunions offrent des fonctionnalités pratiques telles que des modèles, des outils d édition et la possibilité de partager et d exporter facilement des notes.
Comment les comptes rendus de réunion aident-ils à gérer une entreprise ?
Les procès-verbaux de réunion aident à gérer une entreprise en fournissant un enregistrement officiel des décisions, des actions et des discussions faites lors des réunions. Ils aident à s assurer que tout le monde est sur la même longueur d onde et travaille vers les mêmes objectifs.
Les procès-verbaux de réunion servent également de point de référence pour les réunions futures, aidant à suivre les progrès et à garantir que tout le monde reste aligné.
