Come trascrivere i verbali delle riunioni in 6 semplici passaggi
Trascrizione in tempo reale precisa al 98% in pochi clic. Supportate 58 lingue e più piattaforme.
Man mano che sempre più aziende adottano il lavoro ibrido e remoto, le riunioni faccia a faccia tradizionali hanno lasciato il posto a chiamate da webcam a webcam.
Un effetto positivo di questo cambiamento è che ora è più facile che mai trascrivere i verbali delle riunioni, grazie a software di trascrizione avanzati che possono rilevare e registrare le parole di ciascun relatore con elevati livelli di precisione.
Tenere un registro dei verbali delle riunioni è sempre stato un ottimo modo per mantenere tutti sulla stessa lunghezza d onda e ora puoi ottenere verbali di riunioni automatizzati immediatamente dopo la fine della tua riunione.
Questo articolo tratta i principali vantaggi della trascrizione delle riunioni, i requisiti di base per farlo e i sei passaggi percreazione di verbali a partire da trascrizionicon Notta.
Vantaggi della trascrizione dei verbali delle riunioni
La trascrizione dei verbali delle riunioni offre diversi vantaggi chiave che migliorano la collaborazione del team e la gestione dei documenti. Questi includono:
Cattura tutti i dettagli importanti:Una trascrizione approfondita assicura che ogni dettaglio venga registrato, riducendo il rischio di perdere informazioni critiche durante le discussioni.
Risparmiare tempo:Le trascrizioni forniscono un rapido punto di riferimento, consentendo ai membri del team di individuare decisioni specifiche e punti chiave senza dover rivedere l intera riunione.
Eliminare la cattiva comunicazione:Avere un registro scritto aiuta a chiarire eventuali incertezze, garantendo che tutti i membri del team abbiano la stessa comprensione di ciò che è stato discusso.
Convertire la trascrizione in vari formati:Puoi facilmente trasformare le tue trascrizioni in PDF o documenti modificabili, rendendoli versatili per vari usi e accessibili su diverse piattaforme.
Impegnati attivamente:Con i servizi di trascrizione, i partecipanti possono concentrarsi di più sulla discussione piuttosto che prendere appunti dettagliati, portando a una partecipazione più attiva e significativa durante le riunioni.
Requisiti di base per una trascrizione accurata delle riunioni
Il primo prerequisito per generare trascrizioni accurate è utilizzare una piattaforma di riunione affidabile con capacità di registrazione senza interruzioni.
I partecipanti dovrebbero essere incoraggiati a parlare chiaramente e, se possibile, uno alla volta per ridurre le sovrapposizioni e garantire chiarezza nella registrazione.
Inoltre, utilizzare microfoni di alta qualità e ridurre al minimo il rumore di fondo può migliorare significativamente la qualità del suono e, a sua volta, la precisione della trascrizione.
Utilizza una piattaforma di riunione affidabile per registrare la riunione
Per garantire un processo di trascrizione delle riunioni fluido ed efficiente, conduci le riunioni su una piattaforma affidabile con una funzione di registrazione integrata, come Google Meet o Zoom.(Per indicazioni su come registrare una riunione Zoom, leggi il nostroguida utile1. Notta per la trascrizione di riunioni online su Zoom
Queste piattaforme sono stabili e facili da usare, inoltre ti permettono diregistrare riunioni direttamente all interno del software. Un buon strumento di trascrizione delle riunioni si integrerà perfettamente con queste piattaforme popolari, rendendo rapida e facile la conversione della trascrizione in note di riunione.
Puoi anche invitare strumenti come il Notta Bot alle tue riunioni. Notta funge daAssistente di riunioni AI, directly recording your session as it happens. Alternatively, you can record the call on your preferred meeting platform and simply upload the audio file to Notta.
Trascrivere registrazioni audio con software di trascrizione per riunioni
Tradizionalmente, la registrazione dei verbali delle riunioni comportava una presa di appunti meticolosa per catturare ogni relatore, ogni punto all ordine del giorno e i punti di discussione critici. Tuttavia, modernosoftware di trascrizioneha migliorato questo processo automatizzandolo.
Troverai una varietà di strumenti sul mercato, dotati di funzionalità come la trascrizione in tempo reale, l identificazione degli oratori e la capacità di gestire diverse qualità audio e accenti.
Notta, ad esempio, si integra con le principali piattaforme di riunione tramite ilNotta Bot. Basta invitare il Bot Notta alla tua riunione e, dopo la sessione, puoi accedere a una trascrizione dettagliata con identificazione precisa degli oratori nel dashboard di Notta.
Notta offre un piano gratuito con 120 minuti di trascrizione al mese. Per esigenze più ampie, è disponibile un upgrade a 1.800 minuti per $13.49/mese. Questo rende Notta un opzione versatile e conveniente per una documentazione efficace delle riunioni.
Con Notta, puoi facilmente generare verbali di riunione, trasformando il contenuto parlato in registrazioni scritte con una precisione del 98,86%. Rimani organizzato e cattura ogni dettaglio chiave delle tue riunioni.
Come trascrivere i verbali delle riunioni con Notta
Notta si integra con le piattaforme di riunione più popolari, tra cui Zoom, Google Meet, Webex e Microsoft Teams. Questo rende possibiletrascrivere i verbali della riunionein pochi semplici passaggi.
La piattaforma è in grado di registrare verbatim minutes—un resoconto esatto della conversazione—e di generare verbali di discussione e azione, che riassumono l incontro e delineano i prossimi passi e le azioni da intraprendere.
Ecco come registrare e trascrivere i verbali delle riunioni (gratuitamente!) con Notta.
1. Preparati per la riunione
Familiarizzati con ilordine del giorno della riunionee qualsiasi documento o materiale pertinente. Configura strumenti o dispositivi di registrazione e trascrizione, come un computer, un buon microfono e un assistente di riunione affidabile come Notta.Crea un account gratuitoe accedi al sito web di Notta per accedere alla dashboard di Notta.
2. Unisciti e registra la riunione in alta qualità
Una volta entrato nella riunione, inizia immediatamente a registrare utilizzando un dedicatoregistratore vocale, un app per smartphone o qualsiasi altro dispositivo di registrazione affidabile. Assicurati che la qualità audio sia chiara e priva di rumori di fondo eccessivi.
Impararecome migliorare la qualità audio della registrazioneper trascrizioni più accurate.
2.1 Per riunioni online
Puoi selezionare il «Trascrivere riunioni dal vivo" opzione e incolla il link di invito alla riunione (Zoom, Microsoft Teams, Webex e Google Meet).
Clicca su “Trascrivi ora e Notta invierà il Notta Bot per registrare e trascrivere la riunione in tempo reale.
2.2 Per riunioni di persona
Prima scegli le lingue di trascrizione giuste. Clicca su “Registrare un audioopzione su Notta. Notta inizierà a registrare e trascrivere in tempo reale qualsiasi conversazione catturata nell ambiente.
3. Rivedere e trascrivere il verbale della riunione
Notta offre due opzioni di trascrizione convenienti: trascrizione in tempo reale e trascrizione da audio preregistrato. Quando generi questo trascritto, otterrai verbatim le minute, che potrai poi trasformare in un riepilogo dei punti chiave e delle azioni da intraprendere (maggiore attenzione a questo punto più avanti).
3.1 Trascrivere la riunione con Notta in tempo reale
Una volta che il Notta Bot si unisce alla riunione, inizia immediatamente a registrare e trascrivere la conversazione. Se il Notta Bot non è apparso, potrebbe essere necessario chiedere all host della riunione di dare il permesso all IA di unirsi alla chiamata.
Potrai trovare la trascrizione completata nella dashboard di Notta dopo la fine della riunione.
3.2 Trascrivere la riunione con audio preregistrato
Carica il file audio o video che desideri trascrivere. Notta supporta vari formati audio e video, tra cui MP3, WAV, M4A, MP4 e MOV.
4. Modificare e rivedere la trascrizione
Clicca sulla tua trascrizione completata nel dashboard di Notta per rivedere i verbali della tua riunione. Modifica eventuali errori grammaticali, refusi o passaggi poco chiari per un documento più professionale e curato.
Fai attenzione alla formattazione, ai titoli e all uso coerente della terminologia nei tuoi verbali finali delle riunioni.
5. Genera un riepilogo AI della tua trascrizione
Se desideri creare verbali di discussione e azione, puoi riassumere la trascrizione con ilGeneratore di riassunti Notta AI. Con questa funzione, ottieni una panoramica della riunione e le azioni da intraprendere, e la tua trascrizione è suddivisa in capitoli.
Ancora una volta, dovresti rivedere questi verbali per correggere eventuali errori grammaticali o di ortografia e garantire coerenza in tutto il documento.
6. Condividi e archivia i verbali delle tue riunioni
Puoi esportare le trascrizioni in vari formati, tra cui TXT, DOCX, SRT e PDF, rendendo facile documentare tutto nei registri della tua azienda. Puoi anche generare link di condivisione unici per ogni trascrizione con il‘Condividere’pulsante.
Assicurati di salvare una copia del verbale della riunione approvato in un luogo sicuro per future consultazioni e archiviazione. Dovresti mantenere una convenzione di denominazione dei file e una struttura delle cartelle coerenti per un recupero facile.
7. Monitorare i progressi sui prossimi passi
Ricorda, Notta genera elementi di azione con il suo Generatore di Riepilogo AI. Quindi, dopo la riunione, monitora i progressi suazioni di follow-upe fornire aggiornamenti se necessario.
Usa Notta per generare automaticamente trascrizioni chiare e condivisibili, facilitando la registrazione completa. Cattura ogni azione mentre ti concentri sulle tue riunioni, senza necessità di digitazione manuale.
Consigli per convertire con precisione i verbali delle riunioni da audio a testo
Trascrivendo con precisione i verbali delle riunioni da un file audio o video, puoi catturare chiaramente discussioni importanti in modo che possano essere consultate in seguito.
Ecco alcuni consigli essenziali per ottenere trascrizioni pulite e precise:
Minimizzare il rumore di fondo:Scegli una stanza tranquilla per le riunioni per ridurre le interferenze di fondo che possono influenzare la chiarezza della registrazione.
Evita le parole riempitive: Incoraggia i partecipanti a parlare chiaramente ed evitare di usare parole riempitive eccessive, come “eh” e “ah”, che possono complicare il processo di trascrizione.
Un relatore alla volta:Assicurati che parli solo una persona alla volta per evitare conversazioni sovrapposte. Questo facilita l identificazione dei singoli relatori da parte dello strumento di trascrizione.
Utilizza attrezzature di qualità:Utilizza microfoni e dispositivi di registrazione di buona qualità per catturare un audio più chiaro.
Utilizza un software di trascrizione affidabile:Iscriviti a uno strumento di trascrizione che si integri bene con la tua piattaforma di riunione e che sia in grado di gestire efficacemente vari accenti e sfumature del parlato.
Trascrivere i verbali delle riunioni in modo semplice e preciso
Il software di trascrizione delle riunioni online ha reso più facile che mai trascrivere automaticamente i verbali delle riunioni.
Questi strumenti aiutano a mantenere tutti informati e coinvolti, e garantiscono che tutte le discussioni siano registrate meticolosamente, il che aiuta a prendere decisioni più solide.
Tra le opzioni disponibili,Nottasi distingue automatizzando l intero processo, dalla registrazione delle chiamate alla generazione dei verbali delle riunioni e degli elementi d azione.
Questa automazione semplifica il processo di creazione, condivisione e finalizzazione dei verbali, rendendo più facile che mai gestire efficacemente la documentazione delle riunioni.
FAQs
Qual è la differenza tra verbale di riunione e trascrizione?
I verbali delle riunioni sono una versione ridotta di una trascrizione, poiché è brevesommario della riunionedelle discussioni e delle decisioni prese. Questo include tipicamente i punti chiave, gli elementi d azione e i takeaway importanti.
Una trascrizione, d altra parte, è una registrazione completamente letterale di una conversazione. Mentre i verbali sono utili per riassumere una riunione, una trascrizione può essere utile se hai bisogno di un registro più dettagliato per scopi legali o di archiviazione.
Quali sono i tre tipi di verbali di riunione?
Ci sono tre tipi principali di verbali di riunioni:azione,discussione, everbatim. I verbali d azione si concentrano sulle decisioni e sugli elementi d azione trattati durante la riunione. I verbali di discussione, d altra parte, riassumono la discussione e gli argomenti trattati durante la riunione.
Allora ci sonoverbali letterali, noto anche come verbale, che fornisce un resoconto parola per parola di tutto ciò che è stato detto durante la riunione.
Qual è il modo migliore per strutturare i verbali delle riunioni?
Quando si redigono i verbali della riunione, iniziare con un elenco di tutti i membri del team e degli ospiti presenti. Successivamente, riassumere le discussioni, le decisioni e eventuali punti di azione o assegnazioni. Dovresti anche includere note importanti sulla riunione.
Inoltre, assicurati che i verbali siano organizzati e chiari per fungere da utile riferimento per il futuro.
Come può il software per i verbali delle riunioni far risparmiare tempo?
Il software per le minute delle riunioni può far risparmiare tempo automatizzando il processo di registrazione e organizzazione delle minute delle riunioni. Questo elimina la necessità di manualeprendere appuntie formattazione, che può richiedere molto tempo.
Inoltre, molti software di trascrizione per riunioni offrono funzionalità convenienti come modelli, strumenti di modifica e la possibilità di condividere ed esportare facilmente appunti.
Come aiutano i verbali delle riunioni a gestire un azienda?
I verbali delle riunioni aiutano a gestire un azienda fornendo un registro ufficiale delle decisioni, delle azioni e delle discussioni effettuate durante le riunioni. Aiutano a garantire che tutti siano sulla stessa lunghezza d onda e lavorino verso gli stessi obiettivi.
I verbali delle riunioni servono anche come punto di riferimento per future riunioni, aiutando a tenere traccia dei progressi e a garantire che tutti rimangano allineati.
