Como transcrever atas de reuniões em 6 passos simples
Transcrição em tempo real com 98% de precisão em apenas alguns cliques. 58 idiomas e várias plataformas suportadas.
À medida que mais empresas adotam o trabalho híbrido e remoto, as reuniões tradicionais presenciais deram lugar a chamadas de webcam para webcam.
Um efeito positivo dessa mudança é que agora é mais fácil do que nunca transcrever as atas das reuniões, graças a um software de transcrição avançado que pode detectar e registrar as palavras de cada orador com altos níveis de precisão.
Manter um registro de atas de reuniões sempre foi uma ótima maneira de manter todos na mesma página, e agora, você pode obter atas de reuniões automatizadas instantaneamente após o término da sua reunião.
Este artigo aborda os principais benefícios da transcrição de reuniões, os requisitos básicos para fazê-lo e os seis passos paracriação de atas a partir de transcriçõescom Notta.
Benefícios da transcrição de atas de reuniões
A transcrição das atas de reuniões oferece vários benefícios-chave que melhoram a colaboração da equipe e a gestão de documentos. Estes incluem:
Capture todos os detalhes importantes:Uma transcrição aprofundada garante que cada detalhe seja registrado, reduzindo o risco de perder informações críticas durante as discussões.
Economize tempo:As transcrições fornecem um ponto de referência rápido, permitindo que os membros da equipe localizem decisões específicas e principais conclusões sem precisar reassistir à reunião inteira.
Eliminar a má comunicação:Ter um registro escrito ajuda a esclarecer quaisquer incertezas, garantindo que todos os membros da equipe tenham a mesma compreensão do que foi discutido.
Converter a transcrição em vários formatos:Você pode facilmente transformar suas transcrições em PDFs ou documentos editáveis, tornando-os versáteis para vários usos e acessíveis em diferentes plataformas.
Engaje-se ativamente:Com os serviços de transcrição, os participantes podem se concentrar mais na discussão em vez de fazer anotações extensas, levando a uma participação mais ativa e significativa durante as reuniões.
Requisitos básicos para uma transcrição precisa de reuniões
O primeiro requisito para gerar transcrições precisas é usar uma plataforma de reunião confiável com capacidades de gravação sem interrupções.
Os participantes também devem ser incentivados a falar claramente e, se possível, um de cada vez para reduzir sobreposições e garantir clareza na gravação.
Além disso, usar microfones de alta qualidade e minimizar o ruído de fundo pode melhorar significativamente a qualidade do som - e, por sua vez, a precisão da transcrição.
Use uma plataforma de reunião confiável para gravar a reunião
Para garantir um processo de transcrição de reuniões suave e eficiente, realize as reuniões em uma plataforma confiável com um recurso de gravação integrado, como Google Meet ou Zoom.(Para orientações sobre como gravar uma reunião do Zoom, leia nossoguia útil1. Notta para anotar reuniões online no Zoom
Estas plataformas são estáveis e fáceis de usar, além de permitir que vocêgravar reuniões diretamente no software. Uma boa ferramenta de transcrição de reuniões se integrará perfeitamente a essas plataformas populares, tornando rápida e fácil a conversão da transcrição em notas de reunião.
Você também pode convidar ferramentas como o Notta Bot para suas reuniões. Notta atua como umAssistente de reunião AI, directly recording your session as it happens. Alternatively, you can record the call on your preferred meeting platform and simply upload the audio file to Notta.
Transcrever gravações de áudio com software de transcrição de reuniões
Tradicionalmente, a gravação das atas de reuniões envolvia uma tomada de notas meticulosa para capturar cada orador, item da agenda e pontos de discussão críticos. No entanto, modernosoftware de transcriçãomelhorou este processo automatizando-o.
Você encontrará uma variedade de ferramentas no mercado, equipadas com recursos como transcrição em tempo real, identificação de falantes e a capacidade de lidar com várias qualidades de áudio e sotaques.
Notta, por exemplo, integra-se com as principais plataformas de reuniões através doNotta Bot. Basta convidar o Bot Notta para a sua reunião e, após a sessão, você pode acessar uma transcrição detalhada com identificação precisa dos falantes no painel do Notta.
Notta oferece um plano gratuito com 120 minutos de transcrição por mês. Para necessidades mais extensas, uma atualização para 1.800 minutos está disponível por $13.49/mês. Isso torna o Notta uma opção versátil e acessível para documentação eficaz de reuniões.
Com o Notta, você pode gerar facilmente atas de reuniões, transformando conteúdo falado em registros escritos com 98,86% de precisão. Mantenha-se organizado e capture cada detalhe importante em suas reuniões.
Como transcrever atas de reuniões com o Notta
O Notta integra-se com plataformas de reuniões populares, incluindo Zoom, Google Meet, Webex e Microsoft Teams. Isso torna possíveltranscrever atas de reuniõesem apenas alguns passos simples.
A plataforma é capaz de gravar atas verbais—um relato exato da conversa—bem como de gerar atas de discussão e ação, que resumem a reunião e delineiam os próximos passos e itens de ação.
Aqui está como gravar e transcrever atas de reuniões (gratuitamente!) com a Notta.
1. Prepare-se para a reunião
Familiarize-se com oagenda da reuniãoe quaisquer documentos ou materiais relevantes. Configure ferramentas ou dispositivos de gravação e transcrição, como um computador, um bom microfone e um assistente de reunião confiável como o Notta.Crie uma conta gratuitae faça login no site da Notta para acessar o painel da Notta.
2. Junte-se e grave a reunião em alta qualidade
Assim que você entrar na reunião, comece a gravar imediatamente usando um dedicadogravador de voz, um aplicativo para smartphone ou qualquer outro dispositivo de gravação confiável. Certifique-se de que a qualidade do áudio seja clara e livre de ruídos de fundo excessivos.
Aprendercomo melhorar a qualidade de áudio da gravaçãopara transcrições mais precisas.
2.1 Para reuniões online
Você pode selecionar o «Transcrever reunião ao vivo" opção e cole o link de convite para a reunião (Zoom, Microsoft Teams, Webex e Google Meet).
Clique em “Transcrever agora e a Notta enviará o Notta Bot para gravar e transcrever a reunião em tempo real.
2.2 Para reuniões presenciais
Primeiro, escolha os idiomas de transcrição corretos. Clique no “Gravar um áudioopção no Notta. O Notta começará a gravar e transcrever ao vivo qualquer conversa capturada no ambiente.
3. Rever e transcrever a ata da reunião
A Notta oferece duas opções de transcrição convenientes: transcrição em tempo real e transcrição de áudio pré-gravado. Quando você gera este transcrito, você receberá atas literais, que você pode então transformar em um resumo dos principais pontos e itens de ação (mais sobre isso mais tarde).
3.1 Transcrever a reunião com Notta em tempo real
Assim que o Notta Bot entrar na reunião, começará instantaneamente a gravar e transcrever a conversa. Se o Notta Bot não apareceu, pode ser necessário pedir ao anfitrião da reunião que dê permissão para a IA entrar na chamada.
Você poderá encontrar a transcrição concluída no painel do Notta após o término da reunião.
3.2 Transcrever a reunião com áudio pré-gravado
Carregue o arquivo de áudio ou vídeo que deseja transcrever. O Notta suporta vários formatos de áudio e vídeo, incluindo MP3, WAV, M4A, MP4 e MOV.
4. Editar e revisar a transcrição
Clique na sua transcrição concluída no painel do Notta para revisar a ata da sua reunião. Edite quaisquer erros gramaticais, erros de digitação ou trechos pouco claros para um documento mais profissional e polido.
Preste atenção à formatação, aos cabeçalhos e ao uso consistente da terminologia em suas atas de reunião finais.
5. Gerar um resumo de IA da sua transcrição
Se você deseja criar atas de discussão e ação, pode resumir a transcrição com oGerador de Resumo Notta AI. Com este recurso, você obtém uma visão geral da reunião e itens de ação, e sua transcrição é dividida em capítulos.
Novamente, você deve revisar estas atas para corrigir quaisquer erros gramaticais ou de ortografia potenciais e garantir a consistência em todo o documento.
6. Compartilhe e arquive suas atas de reunião
Você pode exportar transcrições em vários formatos, incluindo TXT, DOCX, SRT e PDF, facilitando a documentação de tudo nos registros da sua empresa. Você também pode gerar links de compartilhamento exclusivos para cada transcrição com o‘Compartilhar’botão.
Certifique-se de salvar uma cópia da ata da reunião aprovada em um local seguro para referência futura e arquivamento. Você deve manter uma convenção de nomenclatura de arquivos e uma estrutura de pastas consistente para fácil recuperação.
7. Acompanhar o progresso nos próximos passos
Lembre-se, o Notta gera itens de ação com seu Gerador de Resumo de IA. Portanto, após a reunião, monitore o progresso emações de acompanhamentoe fornecer atualizações conforme necessário.
Use o Notta para gerar automaticamente transcrições claras e compartilháveis, facilitando o registro abrangente. Capture cada item de ação enquanto se concentra em suas reuniões, sem necessidade de digitação manual.
Dicas para converter com precisão as atas de reuniões de áudio para texto
Ao transcrever com precisão as atas de reuniões a partir de um arquivo de áudio ou vídeo, você consegue capturar discussões importantes de forma clara para que possam ser referenciadas posteriormente.
Aqui estão algumas dicas essenciais para obter transcrições limpas e precisas:
Minimizar o ruído de fundo:Escolha uma sala silenciosa para as reuniões para reduzir as perturbações de fundo que podem afetar a clareza da gravação.
Evite palavras de preenchimento: Incentive os participantes a falarem claramente e a evitarem o uso excessivo de palavras de preenchimento, como “hum” e “ah”, que podem complicar o processo de transcrição.
Um orador de cada vez:Certifique-se de que apenas uma pessoa fale de cada vez para evitar conversas sobrepostas. Isso facilita a identificação de falantes individuais pela ferramenta de transcrição.
Use equipamentos de qualidade:Utilize microfones e dispositivos de gravação de boa qualidade para capturar um áudio mais claro.
Use um software de transcrição confiável:Inscreva-se em uma ferramenta de transcrição que se integre bem com sua plataforma de reuniões e que seja capaz de lidar efetivamente com vários sotaques e nuances de fala.
Transcrever atas de reuniões de forma simples e precisa
O software de transcrição de reuniões online tornou mais fácil do que nunca transcrever automaticamente as atas das reuniões.
Essas ferramentas ajudam a manter todos informados e engajados, e garantem que todas as discussões sejam meticulosamente registradas, o que auxilia em uma tomada de decisão mais forte.
Entre as opções disponíveis,Nottadestaca-se por automatizar todo o processo, desde a gravação de chamadas até a geração de atas de reuniões e itens de ação.
Esta automação simplifica o processo de criação, compartilhamento e finalização de atas, tornando mais fácil do que nunca gerenciar a documentação de reuniões de forma eficaz.
FAQs
Qual é a diferença entre atas de reunião e transcrição?
As atas de reunião são uma versão reduzida de uma transcrição, pois são brevesresumo da reuniãodas discussões e decisões tomadas. Isso geralmente inclui pontos-chave, itens de ação e aprendizados importantes.
Uma transcrição, por outro lado, é uma gravação totalmente literal de uma conversa. Enquanto as atas são boas para resumir uma reunião, uma transcrição pode ser útil se você precisar de um registro mais detalhado para fins legais ou de arquivamento.
Quais são os três tipos de atas de reunião?
Existem três tipos principais de atas de reuniões:ação,discussão, everbatim. As atas de ação enfocam as decisões e itens de ação abordados durante a reunião. As atas de discussão, por outro lado, resumem a discussão e os tópicos abordados durante a reunião.
Então háatas verbais, também conhecido como ata, que fornece um relato palavra por palavra de tudo o que foi dito durante a reunião.
Qual é a melhor maneira de estruturar as atas da reunião?
Ao compilar as atas da reunião, comece com uma lista de todos os membros da equipe e convidados presentes. Em seguida, resuma as discussões, decisões e quaisquer itens de ação ou atribuições. Você também deve incluir notas importantes sobre a reunião.
Além disso, certifique-se de que as atas estejam organizadas e claras para servir como uma referência útil no futuro.
Como o software de atas de reuniões pode economizar tempo?
O software de atas de reuniões pode economizar tempo ao automatizar o processo de gravação e organização das atas de reuniões. Isso elimina a necessidade de manualtomada de notase formatação, o que pode ser muito demorado.
Além disso, muitos softwares de transcrição de reuniões oferecem recursos convenientes, como modelos, ferramentas de edição e a capacidade de compartilhar e exportar notas facilmente.
Como as atas de reuniões ajudam a administrar um negócio?
As atas de reuniões ajudam a administrar um negócio, fornecendo um registro oficial de decisões, ações e discussões feitas durante as reuniões. Elas ajudam a garantir que todos estejam na mesma sintonia e trabalhando em direção aos mesmos objetivos.
As atas das reuniões também servem como um ponto de referência para futuras reuniões, ajudando a acompanhar o progresso e garantindo que todos permaneçam alinhados.
