วิธีการถอดความบันทึกการประชุมใน 6 ขั้นตอนง่ายๆ

เมื่อบริษัทต่างๆ เริ่มนำการทำงานแบบไฮบริดและระยะไกลมาใช้ การประชุมแบบพบหน้าแบบดั้งเดิมจึงถูกแทนที่ด้วยการโทรจากเว็บแคมไปยังเว็บแคม

ผลกระทบเชิงบวกอย่างหนึ่งของการเปลี่ยนแปลงนี้คือ ตอนนี้การถอดความบันทึกการประชุมทำได้ง่ายกว่าที่เคย ขอบคุณซอฟต์แวร์การถอดความขั้นสูงที่สามารถตรวจจับและบันทึกคำพูดของแต่ละผู้พูดด้วยระดับความแม่นยำสูง

การเก็บบันทึกการประชุมเป็นวิธีที่ดีในการทำให้ทุกคนอยู่ในหน้าเดียวกัน และตอนนี้คุณสามารถรับบันทึกการประชุมอัตโนมัติได้ทันทีหลังจากการประชุมของคุณสิ้นสุดลง

บทความนี้ครอบคลุมถึงประโยชน์หลักของการถอดความการประชุม ข้อกำหนดพื้นฐานในการทำเช่นนี้ และหกขั้นตอนในการสร้างบันทึกการประชุมจากการถอดความกับ Notta.

ประโยชน์ของการถอดความบันทึกการประชุม

การถอดความรายงานการประชุมมีประโยชน์สำคัญหลายประการที่ช่วยปรับปรุงความร่วมมือของทีมและการจัดการเอกสาร ประกอบด้วย:

• จับทุกรายละเอียดสำคัญ:การถอดความเชิงลึกทำให้มั่นใจว่าทุกๆ รายละเอียดถูกบันทึกไว้ ลดความเสี่ยงที่จะพลาดข้อมูลสำคัญในระหว่างการอภิปราย

• ประหยัดเวลา:การถอดความให้จุดอ้างอิงอย่างรวดเร็ว ทำให้สมาชิกในทีมสามารถค้นหาการตัดสินใจเฉพาะและข้อสรุปสำคัญได้โดยไม่ต้องดูการประชุมทั้งหมดอีกครั้ง

• กำจัดการสื่อสารที่ผิดพลาด:การมีบันทึกเป็นลายลักษณ์อักษรช่วยทำให้ความไม่แน่นอนชัดเจนยิ่งขึ้น โดยทำให้มั่นใจว่าสมาชิกในทีมทุกคนมีความเข้าใจเหมือนกันเกี่ยวกับสิ่งที่ถูกพูดคุยกัน

• แปลงการถอดเสียงเป็นรูปแบบต่างๆ:คุณสามารถเปลี่ยนบันทึกของคุณให้เป็น PDF หรือเอกสารที่แก้ไขได้อย่างง่ายดาย ทำให้มีความหลากหลายสำหรับการใช้งานที่แตกต่างกันและเข้าถึงได้ในแพลตฟอร์มต่างๆ

• มีส่วนร่วมอย่างกระตือรือร้น:ด้วยบริการถอดความ ผู้เข้าร่วมสามารถมุ่งเน้นไปที่การอภิปรายมากกว่าการจดบันทึกอย่างละเอียด ส่งผลให้มีการมีส่วนร่วมที่กระตือรือร้นและมีความหมายมากขึ้นในระหว่างการประชุม

ข้อกำหนดพื้นฐานสำหรับการถอดความการประชุมที่ถูกต้อง

ข้อกำหนดเบื้องต้นประการแรกในการสร้างการถอดความที่แม่นยำคือการใช้แพลตฟอร์มการประชุมที่เชื่อถือได้ซึ่งมีความสามารถในการบันทึกที่ราบรื่น

ควรกระตุ้นให้ผู้เข้าร่วมพูดอย่างชัดเจน และถ้าเป็นไปได้ให้พูดทีละคนเพื่อลดการทับซ้อนและรับรองความชัดเจนในการบันทึก

นอกจากนี้ การใช้ไมโครโฟนคุณภาพสูงและการลดเสียงรบกวนจากพื้นหลังสามารถปรับปรุงคุณภาพเสียงได้อย่างมีนัยสำคัญ—และในทางกลับกัน ความแม่นยำในการถอดความ

ใช้แพลตฟอร์มการประชุมที่เชื่อถือได้เพื่อบันทึกการประชุม

เพื่อให้กระบวนการถอดความการประชุมราบรื่นและมีประสิทธิภาพ ให้จัดการประชุมบนแพลตฟอร์มที่เชื่อถือได้ซึ่งมีฟีเจอร์การบันทึกในตัว เช่น Google Meet หรือ Zoom.(สำหรับแนวทางในการบันทึกการประชุม Zoom โปรดอ่านของเราคู่มือที่มีประโยชน์1. Notta สำหรับการจดบันทึกการประชุมออนไลน์บน Zoom 

แพลตฟอร์มเหล่านี้มีเสถียรภาพและใช้งานง่าย นอกจากนี้ยังช่วยให้คุณบันทึกการประชุมโดยตรงภายในซอฟต์แวร์. เครื่องมือถอดเสียงการประชุมที่ดีจะรวมเข้ากับแพลตฟอร์มยอดนิยมเหล่านี้ได้อย่างราบรื่น ทำให้การแปลงถอดเสียงเป็นบันทึกการประชุมได้อย่างรวดเร็วและง่ายดาย.

คุณยังสามารถเชิญเครื่องมือ เช่น Notta Bot เข้าร่วมการประชุมของคุณได้ Notta ทำหน้าที่เป็นผู้ช่วยการประชุม AI, directly recording your session as it happens. Alternatively, you can record the call on your preferred meeting platform and simply upload the audio file to Notta. 

ถอดเสียงการบันทึกเสียงด้วยซอฟต์แวร์ถอดเสียงการประชุม

ตามประเพณี การบันทึกระเบียบวาระการประชุมเกี่ยวข้องกับการจดบันทึกอย่างละเอียดเพื่อจับภาพผู้พูดแต่ละคน รายการวาระ และประเด็นการอภิปรายที่สำคัญ อย่างไรก็ตามสมัยใหม่ซอฟต์แวร์การถอดเสียงได้ปรับปรุงกระบวนการนี้โดยการทำให้เป็นอัตโนมัติ.

คุณจะพบเครื่องมือหลากหลายประเภทในตลาด ซึ่งมีฟีเจอร์ต่างๆ เช่น การถอดความแบบเรียลไทม์ การระบุผู้พูด และความสามารถในการจัดการกับคุณภาพเสียงและสำเนียงที่หลากหลาย

Notta, ตัวอย่างเช่น, รวมเข้ากับแพลตฟอร์มการประชุมหลักผ่านNotta Bot. เพียงเชิญ Notta Bot เข้าร่วมการประชุมของคุณ และหลังจากการประชุม คุณสามารถเข้าถึงการถอดความโดยละเอียดพร้อมการระบุผู้พูดที่ถูกต้องในแดชบอร์ดของ Notta ได้

Notta มีแผนฟรีที่มีการถอดความ 120 นาทีต่อเดือน สำหรับความต้องการที่มากขึ้น สามารถอัปเกรดเป็น 1,800 นาทีได้ในราคา $13.49/เดือน นี่ทำให้ Notta เป็นตัวเลือกที่หลากหลายและราคาไม่แพงสำหรับการจัดทำเอกสารการประชุมอย่างมีประสิทธิภาพ.

สร้างบันทึกการประชุมได้อย่างง่ายดาย

ด้วย Notta คุณสามารถสร้างบันทึกการประชุมได้อย่างง่ายดาย เปลี่ยนเนื้อหาที่พูดเป็นบันทึกที่เขียนด้วยความแม่นยำ 98.86% จัดระเบียบให้ดีและจับทุกรายละเอียดสำคัญในการประชุมของคุณ

ลองใช้งานฟรี

วิธีถอดความบันทึกการประชุมด้วย Notta

Notta เชื่อมต่อกับแพลตฟอร์มการประชุมยอดนิยม เช่น Zoom, Google Meet, Webex และ Microsoft Teams ซึ่งทำให้สามารถถอดความรายงานการประชุมในเพียงไม่กี่ขั้นตอนง่ายๆ.

แพลตฟอร์มสามารถบันทึกบันทึกการประชุมแบบคำต่อคำ—การบันทึกที่แม่นยำของการสนทนา—รวมถึงการสร้างบันทึกการสนทนาและการดำเนินการซึ่งสรุปการประชุมและวางแผนขั้นตอนถัดไปและรายการการดำเนินการ

นี่คือวิธีการบันทึกและถอดความบันทึกการประชุม (ฟรี!) ด้วย Notta.

1. เตรียมตัวสำหรับการประชุม

ทำความคุ้นเคยกับวาระการประชุมและเอกสารหรือวัสดุที่เกี่ยวข้องใดๆ ตั้งค่าการบันทึกและเครื่องมือหรืออุปกรณ์การถอดความ เช่น คอมพิวเตอร์ ไมโครโฟนที่ดี และผู้ช่วยการประชุมที่เชื่อถือได้ เช่น Notta.สร้างบัญชีฟรีและเข้าสู่ระบบที่เว็บไซต์ Notta เพื่อเข้าถึงแดชบอร์ด Notta

2. เข้าร่วมและบันทึกการประชุมในคุณภาพสูง

เมื่อคุณเข้าร่วมการประชุม ให้เริ่มบันทึกทันทีโดยใช้ที่เฉพาะเครื่องบันทึกเสียง, แอปพลิเคชันสมาร์ทโฟน หรืออุปกรณ์บันทึกอื่นๆ ที่เชื่อถือได้ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณภาพเสียงชัดเจนและปราศจากเสียงรบกวนพื้นหลังที่มากเกินไป.

เรียนรู้วิธีปรับปรุงคุณภาพเสียงของการบันทึกสำหรับการถอดความที่แม่นยำยิ่งขึ้น.

2.1 สำหรับการประชุมออนไลน์

คุณสามารถเลือก «ถอดความการประชุมสด" ตัวเลือกและวางลิงก์คำเชิญการประชุม (Zoom, Microsoft Teams, Webex และ Google Meet).

คลิก “ถอดความตอนนี้ และ Notta จะส่ง Notta Bot เพื่อบันทึกและถอดความการประชุมแบบเรียลไทม์

2.2 สำหรับการประชุมแบบพบปะ

ก่อนอื่นให้เลือกภาษาถอดเสียงที่ถูกต้อง คลิกที่ “บันทึกเสียงตัวเลือกใน Notta. Notta จะเริ่มบันทึกและถอดความการสนทนาทั้งหมดที่จับได้ในสภาพแวดล้อมแบบสด

3. ตรวจสอบและถอดความบันทึกการประชุม

Notta มีตัวเลือกการถอดความที่สะดวกสบายสองตัวเลือก: การถอดความแบบเรียลไทม์และการถอดความจากเสียงที่บันทึกไว้ล่วงหน้า เมื่อคุณสร้างการถอดความนี้ คุณจะได้รับบันทึกที่ตรงตามตัวอักษร ซึ่งคุณสามารถเปลี่ยนเป็นสรุปของประเด็นสำคัญและรายการดำเนินการได้ (ข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับเรื่องนี้ในภายหลัง)

3.1 ถอดความการประชุมกับ Notta แบบเรียลไทม์

เมื่อ Notta Bot เข้าร่วมการประชุม มันจะเริ่มบันทึกและถอดความการสนทนาในทันที หาก Notta Bot ยังไม่ปรากฏ คุณอาจต้องขอให้ผู้จัดการประชุมอนุญาตให้ AI เข้าร่วมการโทรได้

คุณจะสามารถค้นหาการถอดความที่เสร็จสิ้นได้ที่แดชบอร์ด Notta หลังจากการประชุมสิ้นสุดลง

3.2 ถอดความการประชุมด้วยเสียงที่บันทึกไว้ล่วงหน้า

อัปโหลดไฟล์เสียงหรือวิดีโอที่คุณต้องการถอดความ Notta รองรับรูปแบบเสียงและวิดีโอที่หลากหลายรวมถึง MP3, WAV, M4A, MP4 และ MOV.

4. แก้ไขและตรวจสอบการถอดความ

คลิกที่การถอดความที่เสร็จสมบูรณ์ของคุณในแดชบอร์ด Notta เพื่อตรวจสอบบันทึกการประชุมของคุณ แก้ไขข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์ การพิมพ์ผิด หรือส่วนที่ไม่ชัดเจนเพื่อเอกสารที่มีความเป็นมืออาชีพและมีคุณภาพมากขึ้น

โปรดใส่ใจกับการจัดรูปแบบ หัวข้อ และการใช้คำศัพท์อย่างสม่ำเสมอในบันทึกการประชุมสุดท้ายของคุณ

5. สร้างสรุป AI ของการถอดความของคุณ

หากคุณต้องการสร้างบันทึกการสนทนาและการดำเนินการ คุณสามารถสรุปการถอดเสียงได้ด้วยเครื่องสร้างสรุป Notta AI. ด้วยฟีเจอร์นี้ คุณจะได้รับภาพรวมการประชุมและรายการดำเนินการ และการถอดความของคุณจะแบ่งออกเป็นบทๆ

อีกครั้งหนึ่ง คุณควรตรวจสอบบันทึกเหล่านี้เพื่อแก้ไขข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์หรือการสะกดที่อาจเกิดขึ้นและเพื่อให้แน่ใจว่ามีความสอดคล้องกันตลอดทั้งเอกสาร

6. แบ่งปันและเก็บบันทึกการประชุมของคุณ

คุณสามารถส่งออกการถอดความในรูปแบบต่างๆ รวมถึง TXT, DOCX, SRT และ PDF ซึ่งทำให้การบันทึกทุกอย่างในบันทึกของบริษัทของคุณเป็นเรื่องง่าย นอกจากนี้คุณยังสามารถสร้างลิงก์แชร์ที่ไม่ซ้ำกันสำหรับการถอดความแต่ละรายการได้‘แชร์’ปุ่ม.

อย่าลืมบันทึกสำเนาบันทึกการประชุมที่ได้รับการอนุมัติในสถานที่ที่ปลอดภัยสำหรับการอ้างอิงในอนาคตและการจัดเก็บ คุณควรคงไว้ซึ่งข้อตกลงการตั้งชื่อไฟล์และโครงสร้างโฟลเดอร์ที่สอดคล้องกันเพื่อการเรียกคืนที่ง่าย

7. ติดตามความก้าวหน้าในขั้นตอนถัดไป

จำไว้ว่าการสร้างรายการการดำเนินการของ Notta ด้วย AI Summary Generator ดังนั้นหลังการประชุมให้ติดตามความก้าวหน้าในการดำเนินการติดตามผลและให้ข้อมูลอัปเดตตามความจำเป็น.

แปลงบันทึกการประชุมเป็นข้อความได้อย่างง่ายดาย

ใช้ Notta เพื่อสร้างบันทึกที่ชัดเจนและสามารถแชร์ได้โดยอัตโนมัติ ช่วยให้การบันทึกข้อมูลอย่างครอบคลุมเป็นเรื่องง่าย จับทุกประเด็นการดำเนินการในขณะที่มุ่งเน้นไปที่การประชุมของคุณ โดยไม่ต้องพิมพ์ด้วยตนเอง

เริ่มต้นฟรี

เคล็ดลับในการแปลงรายงานการประชุมจากเสียงเป็นข้อความอย่างถูกต้อง

โดยการถอดความบันทึกการประชุมจากไฟล์เสียงหรือวิดีโออย่างถูกต้อง คุณสามารถจับภาพการสนทนาที่สำคัญได้อย่างชัดเจนเพื่อให้สามารถอ้างอิงได้ในภายหลัง.

นี่คือเคล็ดลับสำคัญบางประการในการรับการถอดเสียงที่ชัดเจนและแม่นยำ:

• ลดเสียงรบกวนพื้นหลัง:เลือกห้องที่เงียบสงบสำหรับการประชุมเพื่อลดการรบกวนจากพื้นหลังที่อาจส่งผลต่อความชัดเจนของการบันทึกเสียง

• หลีกเลี่ยงคำฟุ่มเฟือย: กระตุ้นผู้เข้าร่วมให้พูดอย่างชัดเจนและหลีกเลี่ยงการใช้คำฟุ่มเฟือยที่มากเกินไป เช่น “อืม” และ “อา” ซึ่งอาจทำให้กระบวนการถอดความซับซ้อนขึ้น

• ผู้พูดทีละคน:ให้แน่ใจว่ามีเพียงคนเดียวที่พูดในเวลาเดียวกันเพื่อป้องกันการสนทนาทับซ้อนกัน สิ่งนี้ทำให้เครื่องมือการถอดความสามารถระบุผู้พูดแต่ละคนได้ง่ายขึ้น

• ใช้อุปกรณ์คุณภาพ:ใช้ไมโครโฟนและอุปกรณ์บันทึกคุณภาพดีเพื่อบันทึกเสียงที่ชัดเจนยิ่งขึ้น.

• ใช้ซอฟต์แวร์ถอดความที่เชื่อถือได้:ลงทะเบียนกับเครื่องมือถอดความที่รวมเข้ากับแพลตฟอร์มการประชุมของคุณได้ดีและสามารถจัดการกับสำเนียงและนัยของการพูดได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ถอดความรายงานการประชุมอย่างง่ายดายและแม่นยำ

ซอฟต์แวร์การถอดเสียงการประชุมออนไลน์ทำให้การถอดเสียงบันทึกการประชุมโดยอัตโนมัติเป็นเรื่องง่ายกว่าที่เคย

เครื่องมือเหล่านี้ช่วยให้ทุกคนได้รับข้อมูลและมีส่วนร่วม และรับรองว่าการสนทนาทั้งหมดได้รับการบันทึกอย่างพิถีพิถัน ซึ่งช่วยในการตัดสินใจที่แข็งแกร่งขึ้น

ในบรรดาตัวเลือกที่มีอยู่,Nottaโดดเด่นด้วยการทำให้กระบวนการทั้งหมดเป็นอัตโนมัติ - ตั้งแต่การบันทึกการโทรไปจนถึงการสร้างบันทึกการประชุมและรายการสิ่งที่ต้องทำ.

การทำงานอัตโนมัตินี้ช่วยให้กระบวนการสร้าง แบ่งปัน และสรุปบันทึกการประชุมมีความราบรื่นยิ่งขึ้น ทำให้การจัดการเอกสารการประชุมมีประสิทธิภาพมากขึ้นกว่าเดิม

คำถามที่พบบ่อย

ความแตกต่างระหว่างบันทึกการประชุมและการถอดเสียงคืออะไร?

บันทึกการประชุมเป็นเวอร์ชันที่ย่อของการถอดความ เนื่องจากมันสั้นสรุปการประชุมการอภิปรายและการตัดสินใจที่ทำขึ้น ซึ่งโดยทั่วไปจะรวมถึงประเด็นสำคัญ รายการดำเนินการ และข้อคิดที่สำคัญ

ในทางกลับกัน การถอดความคือการบันทึกการสนทนาแบบคำต่อคำอย่างเต็มที่ ขณะที่บันทึกการประชุมดีสำหรับการสรุปการประชุม การถอดความอาจมีประโยชน์หากคุณต้องการบันทึกที่ละเอียดมากขึ้นสำหรับวัตถุประสงค์ทางกฎหมายหรือการเก็บบันทึก

ประเภทของบันทึกการประชุมมีอะไรบ้าง 3 ประเภท?

มีบันทึกการประชุมหลักสามประเภท:การกระทำ,การอภิปราย, และverbatim. นาทีการดำเนินการมุ่งเน้นที่การตัดสินใจและรายการดำเนินการที่ครอบคลุมระหว่างการประชุม นาทีการอภิปรายในทางกลับกันจะสรุปการอภิปรายและหัวข้อที่ครอบคลุมระหว่างการประชุม

แล้วมีบันทึกการประชุมแบบคำต่อคำ, ซึ่งเรียกอีกอย่างว่าบันทึกการประชุม ซึ่งให้การบันทึกแบบคำต่อคำเกี่ยวกับทุกสิ่งที่กล่าวในระหว่างการประชุม.

วิธีที่ดีที่สุดในการจัดทำบันทึกการประชุมคืออะไร?

เมื่อจัดทำรายงานการประชุม ให้เริ่มต้นด้วยรายชื่อสมาชิกในทีมและแขกที่เข้าร่วมทั้งหมด จากนั้นสรุปการอภิปราย การตัดสินใจ และรายการงานหรือการมอบหมายใดๆ คุณควรรวมหมายเหตุสำคัญเกี่ยวกับการประชุมด้วย

นอกจากนี้ ให้แน่ใจว่าบันทึกการประชุมมีการจัดระเบียบและชัดเจนเพื่อใช้เป็นข้อมูลอ้างอิงที่มีประโยชน์ในอนาคต

ซอฟต์แวร์บันทึกการประชุมสามารถประหยัดเวลาได้อย่างไร?

ซอฟต์แวร์บันทึกการประชุมสามารถประหยัดเวลาโดยการทำให้กระบวนการบันทึกและจัดระเบียบบันทึกการประชุมเป็นอัตโนมัติ สิ่งนี้ช่วยขจัดความจำเป็นในการทำด้วยมือการจดบันทึกและการจัดรูปแบบ ซึ่งอาจใช้เวลานานมาก

นอกจากนี้ซอฟต์แวร์การถอดเสียงการประชุมหลายตัวมีฟีเจอร์ที่สะดวกสบาย เช่น เทมเพลต เครื่องมือแก้ไข และความสามารถในการแชร์และส่งออกบันทึกได้อย่างง่ายดาย

บันทึกการประชุมช่วยในการดำเนินธุรกิจได้อย่างไร?

บันทึกการประชุมช่วยในการดำเนินธุรกิจโดยการจัดทำบันทึกอย่างเป็นทางการเกี่ยวกับการตัดสินใจ การดำเนินการ และการอภิปรายที่เกิดขึ้นระหว่างการประชุม ช่วยให้มั่นใจว่าทุกคนอยู่บนหน้าเดียวกันและทำงานไปในทิศทางเดียวกัน

บันทึกการประชุมยังทำหน้าที่เป็นจุดอ้างอิงสำหรับการประชุมในอนาคต ช่วยติดตามความก้าวหน้าและทำให้ทุกคนอยู่ในแนวเดียวกัน