Jak přepsat zápisy z jednání v 6 jednoduchých krocích

Jak více společností přijímá hybridní a vzdálenou práci, tradiční osobní schůzky ustupují hovorům z webkamery na webkameru.

Jedním z pozitivních efektů tohoto posunu je, že nyní je snazší než kdy jindy transkribovat zápisy ze schůzek, díky pokročilému softwaru pro přepis, který dokáže detekovat a zaznamenávat slova každého mluvčího s vysokou úrovní přesnosti.

Vedení záznamu zápisů ze schůzek bylo vždy skvělým způsobem, jak udržet všechny na stejné vlně, a nyní můžete okamžitě po skončení schůzky získat automatizované zápisy ze schůzek.

Tento článek pokrývá hlavní výhody transkripce schůzek, základní požadavky pro její provedení a šest kroků kvytváření zápisů ze zápisůs Notta.

Výhody přepisu zápisů ze schůzek

Přepisování zápisů ze schůzek nabízí několik klíčových výhod, které zlepšují spolupráci v týmu a správu dokumentů. Tyto zahrnují:

• Zachyťte všechny důležité detaily:Hluboký přepis zajišťuje, že každý detail je zaznamenán, což snižuje riziko, že během diskusí dojde k opomenutí kritických informací.

• Ušetřete čas:Přepisy poskytují rychlý referenční bod, který umožňuje členům týmu lokalizovat konkrétní rozhodnutí a klíčové poznatky, aniž by museli znovu sledovat celou schůzku.

• Eliminujte nedorozumění:Mít písemný záznam pomáhá objasnit jakékoli nejasnosti a zajišťuje, že všichni členové týmu mají stejné porozumění tomu, co bylo projednáno.

• Převést přepis do různých formátů:Můžete snadno převést své přepisy na PDF nebo editovatelné dokumenty, což je činí univerzálními pro různé použití a přístupnými na různých platformách.

• Aktivně se zapojte:Služby přepisu umožňují účastníkům více se soustředit na diskusi, místo aby dělali rozsáhlé poznámky, což vede k aktivnější a smysluplnější účasti během schůzek.

Základní požadavky pro přesnou transkripci schůzek

Prvním předpokladem pro generování přesných přepisů je použití spolehlivé platformy pro schůzky s bezproblémovými nahrávacími schopnostmi.

Účastníky by také mělo být povzbuzeno, aby mluvili jasně a, pokud je to možné, jeden po druhém, aby se snížily překryvy a zajistila jasnost záznamu.

Dále použití mikrofonů vysoké kvality a minimalizace šumu na pozadí může významně zlepšit kvalitu zvuku - a tím i přesnost přepisu.

Použijte spolehlivou platformu pro schůzky k zaznamenání schůzky

Aby zajistili plynulý a efektivní proces transkripce schůzek, konávejte schůzky na spolehlivé platformě s integrovanou funkcí nahrávání, jako je Google Meet nebo Zoom.(Pro pokyny, jak nahrát schůzku Zoom, si přečtěte nášužitečný průvodce1. Notta pro zápis online schůzek na Zoom 

Tyto platformy jsou stabilní a uživatelsky přívětivé, navíc vám umožňujízaznamenávat schůzky přímo v softwaru. Dobrý nástroj pro přepis schůzek se bezproblémově integruje s těmito populárními platformami, což usnadňuje rychlou a jednoduchou konverzi přepisu na zápisky ze schůzky.

Můžete také pozvat nástroje jako Notta Bot na své schůzky. Notta funguje jakoAI asistent pro schůzky, directly recording your session as it happens. Alternatively, you can record the call on your preferred meeting platform and simply upload the audio file to Notta. 

Přepisujte zvukové nahrávky pomocí softwaru pro přepis schůzek

Tradičně zaznamenávání zápisů z jednání zahrnovalo pečlivé poznámky, aby zachytilo každého mluvčího, bod programu a kritické diskusní body. Moderní všaktranskripční softwarevylepšil tento proces jeho automatizací.

Na trhu najdete řadu nástrojů vybavených funkcemi, jako je přepis v reálném čase, identifikace mluvčích a schopnost zvládat různé kvality zvuku a akcenty.

Notta, například, se integruje s hlavními platformami pro schůzky prostřednictvímNotta Bot. Jednoduše pozvěte bota Notta na svou schůzku a po sezení můžete získat podrobnou transkripci s přesnou identifikací mluvčích na řídicím panelu Notta.

Notta nabízí bezplatný plán s 120 minutami přepisu měsíčně. Pro rozsáhlejší potřeby je k dispozici upgrade na 1 800 minut za $13.49/měsíc. To dělá z Notta všestrannou a cenově dostupnou možnost pro efektivní dokumentaci schůzek.

Snadno vytvářejte zápisy ze schůzek

S Notta můžete snadno generovat zápisy ze schůzek, přičemž mluvený obsah převádíte na písemné záznamy s přesností 98,86 %. Zůstaňte organizovaní a zachyťte každý klíčový detail na svých schůzkách.

Vyzkoušejte zdarma

Jak přepsat zápisy z jednání pomocí Notta

Notta se integruje s populárními platformami pro schůzky, včetně Zoom, Google Meet, Webex a Microsoft Teams. To umožňujepřepsat zápisy ze schůzekv pouhých několika jednoduchých krocích.

Platforma je schopna zaznamenávat verbatim minutes—přesný záznam konverzace—i generovat zápisy diskuse a akce, které shrnují schůzku a vytyčují další kroky a akční položky.

Zde je návod, jak nahrávat a přepisovat zápisy ze schůzek (zdarma!) pomocí Notta.

1. Připravte se na schůzku

Seznamte se sprogram schůzea jakékoli relevantní dokumenty nebo materiály. Nastavte nástroje nebo zařízení pro nahrávání a přepis, jako je počítač, dobrý mikrofon a spolehlivý asistent schůzek jako Notta.Vytvořte si zdarma účeta přihlaste se na webu Notta pro přístup k řídicímu panelu Notta.

2. Připojte se a zaznamenejte schůzku ve vysoké kvalitě

Jakmile se připojíte k schůzce, okamžitě začněte nahrávat pomocí specializovanéhohlasový rekordér, aplikace pro smartphone nebo jakékoli jiné spolehlivé nahrávací zařízení. Ujistěte se, že kvalita zvuku je jasná a bez nadměrného šumu na pozadí.

Učit sejak zlepšit kvalitu zvuku nahrávkypro přesnější přepisy.

2.1 Pro online schůzky

Můžete vybrat „Přepsat živé setkání" možnost a vložte odkaz na pozvánku na schůzku (Zoom, Microsoft Teams, Webex a Google Meet).

Klikněte na “Přepsat nyní a Notta pošle Notta Bota, aby zaznamenal a přepsal schůzku v reálném čase.

2.2 Pro osobní schůzky

Nejprve vyberte správné jazyky pro přepis. Klikněte na “Nahrát audiomožnost na Notta. Notta začne zaznamenávat a živě přepisovat jakékoliv konverzace zachycené v prostředí.

3. Zkontrolujte a přepište zápis z jednání

Notta poskytuje dvě pohodlné možnosti přepisu: přepis v reálném čase a přepis z předem nahraného zvuku. Když vygenerujete tento přepis, získáte doslovné zápisy, které pak můžete převést na shrnutí klíčových bodů a úkolů (více o tom později).

3.1 Přepsat schůzku s Notta v reálném čase

Jakmile se Notta Bot připojí k schůzce, okamžitě začne nahrávat a přepisovat konverzaci. Pokud se Notta Bot neobjevil, možná budete muset požádat hostitele schůzky o povolení, aby se AI připojila k hovoru.

Po skončení schůzky budete moci najít dokončenou transkripci na řídicím panelu Notta.

3.2 Přepsat schůzku s předem nahraným zvukem

Nahrajte zvukový nebo video soubor, který chcete přepsat. Notta podporuje různé formáty zvuku a videa, včetně MP3, WAV, M4A, MP4 a MOV.

4. Upravte a zkontrolujte přepis

Klikněte na svou dokončenou transkripci na ovládacím panelu Notta, abyste zkontrolovali zápis vaší schůze. Opravené jakékoli gramatické chyby, překlepy nebo nejasné pasáže pro profesionálnější a lépe zpracovaný dokument.

Věnujte pozornost formátování, nadpisům a konzistentnímu používání terminologie ve vašich konečných zápisech ze schůzek.

5. Vytvořte AI shrnutí své transkripce

Pokud chcete vytvořit zápisy z diskuzí a akcí, můžete shrnout přepis pomocíGenerátor shrnutí Notta AI. S touto funkcí získáte přehled schůzky a úkoly, a vaše přepis bude rozdělen do kapitol.

Ještě jednou byste měli tyto zápisy zkontrolovat, abyste opravili případné gramatické nebo pravopisné chyby a zajistili konzistenci v celém dokumentu.

6. Sdílejte a archivujte zápisy z jednání

Můžete exportovat přepisy v různých formátech, včetně TXT, DOCX, SRT a PDF, což usnadňuje dokumentaci všeho ve záznamech vaší společnosti. Můžete také generovat jedinečné odkazy pro sdílení pro každou transkripci s‘Sdílet’tlačítko.

Ujistěte se, že si uložíte kopii schváleného zápisu ze schůzky na bezpečné místo pro budoucí reference a archivaci. Měli byste dodržovat konzistentní konvenci pojmenovávání souborů a strukturu složek pro snadné vyhledávání.

7. Sledovat pokrok v dalších krocích

Pamatujte, že Notta generuje akční položky se svým generátorem shrnutí AI. Takže po schůzce sledujte pokrok nanásledné akcea poskytovat aktualizace podle potřeby.

Snadno převádějte zápisy ze schůzek na text

Použijte Notta k automatickému generování jasných, sdílitelných přepisů, což usnadňuje komplexní vedení záznamů. Zachyťte každou akční položku, zatímco se soustředíte na své schůzky, bez potřeby manuálního psaní.

Začněte zdarma

Tipy pro přesnou konverzi zápisů ze schůzek z audia na text

Přesným přepisováním zápisů ze schůzek z audio nebo video souboru můžete jasně zachytit důležité diskuse, aby je bylo možné později odkázat.

Zde je několik zásadních tipů pro získání čistých a přesných přepisů:

• Minimalizujte šum na pozadí:Vyberte tichou místnost pro schůzky, abyste snížili rušení na pozadí, které může ovlivnit jasnost záznamu.

• Vyhněte se výplňovým slovům: Povzbuzujte účastníky, aby mluvili jasně a vyhýbali se nadměrnému používání výplňových slov, jako jsou „eh” a „ah“, což může zkomplikovat proces přepisu.

• Jeden mluvčí najednou:Ujistěte se, že mluví vždy jen jedna osoba, aby se zabránilo překrývajícím se rozhovorům. To usnadňuje nástroji pro přepis identifikaci jednotlivých mluvčích.

• Používejte kvalitní vybavení:Používejte kvalitní mikrofony a nahrávací zařízení k zachycení jasnějšího zvuku.

• Použijte spolehlivý transkripční software:Zaregistrujte se u nástroje pro přepis, který se dobře integruje s vaší platformou pro schůzky a je schopen efektivně zvládat různé akcenty a nuance řeči.

Jednoduše a přesně přepsat zápisy ze schůzek

Software pro transkripci online schůzek usnadnilo automatické přepisování zápisů ze schůzek jako nikdy předtím.

Tyto nástroje pomáhají udržet všechny informované a zapojené a zajišťují, že všechny diskuse jsou pečlivě zaznamenávány, což pomáhá k silnějšímu rozhodování.

Mezi dostupnými možnostmi,Nottavyniká automatizací celého procesu - od nahrávání hovorů po generování zápisů ze schůzek a úkolů.

Tato automatizace zjednodušuje proces vytváření, sdílení a finalizace zápisů, což usnadňuje efektivní správu dokumentace schůzek jako nikdy předtím.

FAQs

Jaký je rozdíl mezi zápisem z jednání a přepisem?

Zápis z jednání je zjednodušená verze přepisu, protože je stručnýsouhrn schůzkydiskusí a přijatých rozhodnutí. To obvykle zahrnuje klíčové body, akční položky a důležité poznatky.

Transkripce je na druhou stranu plně doslovný záznam rozhovoru. Zatímco zápisy ze schůzek jsou dobré pro shrnutí schůzky, transkripce může být užitečná, pokud potřebujete podrobnější záznam pro právní nebo archivní účely.

Jaké jsou tři typy zápisů ze schůzek?

Existují tři hlavní typy zápisů ze schůzek:akce,diskuze, averbatim. Akční zápisy se zaměřují na rozhodnutí a akční body projednávané během schůzky. Zápisy z diskuse na druhé straně shrnují diskusi a témata projednávaná během schůzky.

Pak jsoudoslovné zápisy, také známý jako zápis, který poskytuje doslovný přehled všeho, co bylo během schůzky řečeno.

Jaký je nejlepší způsob, jak strukturovat zápisy z jednání?

Při sestavování zápisu z jednání začněte seznamem všech členů týmu a hostů přítomných. Dále shrňte diskuse, rozhodnutí a jakékoli úkoly nebo přiřazení. Měli byste také zahrnout důležité poznámky k jednání.

Dále se ujistěte, že zápisy jsou uspořádané a jasné, aby sloužily jako užitečná reference pro budoucnost.

Jak může software na zápisy z meetingů ušetřit čas?

Software pro zápis zápisů ze schůzek může ušetřit čas automatizací procesu zaznamenávání a organizace zápisů ze schůzek. To eliminuje potřebu manuálnípoznámkovánía formátování, což může být velmi časově náročné.

Kromě toho mnoho softwaru pro transkripci schůzek nabízí pohodlné funkce, jako jsou šablony, editační nástroje a možnost snadno sdílet a exportovat poznámky.

Jak zápisy z jednání pomáhají řídit podnik?

Zápisy z jednání pomáhají řídit podnik tím, že poskytují oficiální záznam rozhodnutí, akcí a diskusí, které proběhly během jednání. Pomáhají zajistit, aby všichni byli na stejné vlně a pracovali na stejných cílech.

Zápisy z jednání slouží také jako referenční bod pro budoucí jednání, pomáhají sledovat pokrok a zajišťují, že všichni zůstávají v souladu.