چگونه صورتجلسات را در 6 مرحله ساده رونویسی کنیم

با پذیرش بیشتر شرکت‌ها به کار هیبریدی و از راه دور، جلسات حضوری سنتی جای خود را به تماس‌های وب‌کم به وب‌کم داده‌اند.

یکی از اثرات مثبت این تغییر این است که اکنون نسبت به هر زمان دیگری راحت‌تر می‌توان صورت‌جلسات را رونویسی کرد، به لطف نرم‌افزارهای پیشرفته رونویسی که می‌توانند کلمات هر گوینده را با دقت بالا شناسایی و ضبط کنند.

نگهداری از یک لاگ صورتجلسات همیشه راهی عالی برای هم‌راستا نگه‌داشتن همه بوده است و اکنون می‌توانید بلافاصله پس از پایان جلسه‌تان، صورتجلسات خودکار دریافت کنید.

این مقاله به بررسی مزایای اصلی نوشتن متن جلسات، الزامات اولیه برای انجام این کار و شش مرحله می‌پردازد.ایجاد صورتجلسه از متن‌های گفتاریبا Notta.

مزایای نوشتن صورتجلسات

ترجمه صورتجلسات جلسه چندین مزیت کلیدی را ارائه می‌دهد که همکاری تیمی و مدیریت اسناد را بهبود می‌بخشد. این مزایا شامل موارد زیر است:

• تمام جزئیات مهم را ضبط کنید:یک ترنسکریپت عمیق اطمینان می‌دهد که هر جزئیات ثبت می‌شود و خطر از دست دادن اطلاعات حیاتی در طول بحث‌ها را کاهش می‌دهد.

• صرفه‌جویی در زمان:ترجمه‌ها یک نقطه مرجع سریع فراهم می‌کنند، که به اعضای تیم این امکان را می‌دهد تا تصمیمات خاص و نکات کلیدی را بدون نیاز به تماشای مجدد کل جلسه پیدا کنند.

• از بین بردن سوءتفاهم:داشتن یک ثبت مکتوب به روشن شدن هر گونه ابهام کمک می‌کند و اطمینان حاصل می‌کند که همه اعضای تیم درک یکسانی از آنچه بحث شده دارند.

• تبدیل رونوشتی به فرمت‌های مختلف:شما می‌توانید به‌راحتی متن‌های خود را به PDF یا اسناد قابل ویرایش تبدیل کنید و این کار آن‌ها را برای مصارف مختلف چندمنظوره و در دسترس در پلتفرم‌های مختلف می‌سازد.

• فعالانه درگیر شوید:با خدمات رونویسی، شرکت‌کنندگان می‌توانند بیشتر بر روی بحث تمرکز کنند تا یادداشت‌های گسترده‌ای بنویسند، که منجر به مشارکت فعال‌تر و معنادارتر در طول جلسات می‌شود.

الزامات پایه برای یک ترانویسی دقیق از جلسه

اولین پیش‌نیاز برای ایجاد متن‌های دقیق، استفاده از یک پلتفرم جلسه قابل اعتماد با قابلیت‌های ضبط بدون درز است.

شرکت‌کنندگان همچنین باید تشویق شوند که به وضوح صحبت کنند و در صورت امکان، یکی یکی صحبت کنند تا تداخل‌ها کاهش یابد و وضوح در ضبط تضمین شود.

علاوه بر این، استفاده از میکروفن‌های با کیفیت بالا و کاهش نویز پس‌زمینه می‌تواند به‌طور قابل‌توجهی کیفیت صدا را بهبود بخشد - و در نتیجه، دقت رونویسی.

از یک پلتفرم جلسه قابل اعتماد برای ضبط جلسه استفاده کنید

برای اطمینان از یک فرآیند رونویسی جلسه روان و کارآمد، جلسات را در یک پلتفرم قابل اعتماد با ویژگی ضبط داخلی، مانند Google Meet یا Zoom برگزار کنید.(برای راهنمایی در مورد نحوه ضبط یک جلسه Zoom، راهنمای ما را بخوانیدراهنمای مفید1. Notta برای یادداشت‌برداری از جلسات آنلاین در Zoom 

این پلتفرم‌ها پایدار و کاربرپسند هستند و علاوه بر این به شما اجازه می‌دهند تاجلسات را مستقیماً در نرم‌افزار ضبط کنید. یک ابزار خوب برای رونویسی جلسه به طور یکپارچه با این پلتفرم‌های محبوب ادغام می‌شود و تبدیل رونویسی به یادداشت‌های جلسه را سریع و آسان می‌کند.

شما همچنین می‌توانید ابزارهایی مانند Notta Bot را به جلسات خود دعوت کنید. Notta به عنوان یک عمل می‌کنددستیار جلسه AI, directly recording your session as it happens. Alternatively, you can record the call on your preferred meeting platform and simply upload the audio file to Notta. 

نسخه‌برداری از ضبط‌های صوتی با نرم‌افزار نسخه‌برداری جلسه

به طور سنتی، ثبت صورتجلسات جلسه شامل یادداشت برداری دقیق برای ضبط هر سخنران، مورد دستور کار و نکات بحث مهم بود. اما مدرننرم‌افزار رونویسیاین فرآیند را با خودکارسازی بهبود بخشیده است.

شما ابزارهای مختلفی را در بازار پیدا خواهید کرد که با ویژگی‌هایی مانند رونویسی در زمان واقعی، شناسایی گوینده و توانایی مدیریت کیفیت‌های مختلف صوتی و لهجه‌ها مجهز شده‌اند.

Notta، به عنوان مثال، با پلتفرم‌های اصلی جلسه از طریقNotta Bot. به سادگی ربات Notta را به جلسه خود دعوت کنید و پس از جلسه، می‌توانید به یک رونویسی دقیق با شناسایی دقیق گویندگان در داشبورد Notta دسترسی پیدا کنید.

Notta یک طرح رایگان با 120 دقیقه ترنسکریپشن در ماه ارائه می‌دهد. برای نیازهای گسترده‌تر، ارتقاء به 1,800 دقیقه با قیمت $13.49/ماه در دسترس است. این Notta را به گزینه‌ای چندمنظوره و مقرون به صرفه برای مستندات مؤثر جلسات تبدیل می‌کند.

به راحتی صورتجلسه‌ها را ایجاد کنید

با Notta، می‌توانید به راحتی صورت‌جلسه‌های جلسه را تولید کنید و محتوای گفتاری را با دقت 98.86% به سوابق مکتوب تبدیل کنید. منظم بمانید و هر جزئیات کلیدی را در جلسات خود ثبت کنید.

آن را رایگان امتحان کنید

چگونه صورتجلسات را با Notta رونویسی کنیم

Notta با پلتفرم‌های جلسه محبوب، از جمله Zoom، Google Meet، Webex و Microsoft Teams ادغام می‌شود. این امکان را فراهم می‌کندصورتجلسات جلسه را رونویسی کنیددر فقط چند مرحله ساده.

این پلتفرم قادر است صورتجلسات کلمه به کلمه - گزارشی دقیق از گفتگو - را ضبط کند و همچنین صورتجلسات بحث و عمل را تولید کند که جلسه را خلاصه کرده و مراحل بعدی و موارد عملی را مشخص کند.

در اینجا نحوه ضبط و رونویسی صورتجلسات (به صورت رایگان!) با Notta آمده است.

1. برای جلسه آماده شوید

با آن آشنا شویددستور جلسهو هرگونه مدارک یا مواد مربوطه. ابزارها یا دستگاه‌های ضبط و رونویسی را تنظیم کنید، مانند یک کامپیوتر، یک میکروفون خوب و یک دستیار جلسه قابل اعتماد مانند Notta.یک حساب کاربری رایگان ایجاد کنیدو وارد وب‌سایت Notta شوید تا به داشبورد Notta دسترسی پیدا کنید.

2. به جلسه بپیوندید و آن را با کیفیت بالا ضبط کنید

به محض پیوستن به جلسه، بلافاصله شروع به ضبط با استفاده از یک اختصاصی کنیدضبط‌کننده صدا, یک برنامه تلفن همراه یا هر دستگاه ضبط قابل اعتماد دیگری. اطمینان حاصل کنید که کیفیت صدا واضح و بدون نویز پس‌زمینه اضافی است.

یاد بگیریدچگونه کیفیت صدای ضبط را بهبود ببخشیمبرای رونویسی دقیق‌تر.

2.1 برای جلسات آنلاین

شما می‌توانید « را انتخاب کنید.تدوین جلسه زنده" گزینه و پیوند دعوت به جلسه را (Zoom، Microsoft Teams، Webex و Google Meet) بچسبانید.

روی “ کلیک کنیداکنون رونویسی کنید و Notta، Notta Bot را برای ضبط و رونویسی جلسه به صورت زنده ارسال خواهد کرد.

2.2 برای جلسات حضوری

ابتدا زبان‌های رونویسی صحیح را انتخاب کنید. روی “ کلیک کنید.ضبط صداگزینه در Notta. Notta شروع به ضبط و نوشتن زنده هرگونه مکالمه‌ای که در محیط ضبط شده است، خواهد کرد.

3. بررسی و رونویسی صورت‌جلسه

Notta دو گزینه ترنسکریپشن راحت ارائه می‌دهد: ترنسکریپشن در زمان واقعی و ترنسکریپشن از صدای ضبط شده قبلی. هنگامی که این ترنسکریپت را تولید می‌کنید، شما صورتجلسات عین به عین دریافت می‌کنید که می‌توانید سپس آن‌ها را به خلاصه‌ای از نکات کلیدی و موارد عملی تبدیل کنید (بیشتر در مورد این موضوع بعداً).

3.1 جلسه را با Notta به صورت زنده رونویسی کنید

به محض اینکه Notta Bot به جلسه ملحق شود، بلافاصله شروع به ضبط و رونویسی مکالمه خواهد کرد. اگر Notta Bot ظاهر نشده است، ممکن است نیاز داشته باشید از میزبان جلسه بخواهید اجازه دهد که هوش مصنوعی به تماس بپیوندد.

شما می‌توانید نسخه کامل را در داشبورد Notta پس از پایان جلسه پیدا کنید.

3.2 رونویسی جلسه با صدای از پیش ضبط شده

فایل صوتی یا ویدیویی که می‌خواهید رونویسی کنید را بارگذاری کنید. Notta از فرمت‌های مختلف صوتی و ویدیویی، از جمله MP3، WAV، M4A، MP4 و MOV پشتیبانی می‌کند.

4. ویرایش و بازبینی نوشته

روی رونوشتی که در داشبورد Notta کامل کرده‌اید کلیک کنید تا صورتجلسه دقیق شما را بررسی کنید. هرگونه خطای گرامری، تایپ یا عبارات نامشخص را ویرایش کنید تا سندی حرفه‌ای‌تر و شکیل‌تر داشته باشید.

به فرمت، عناوین و استفاده مداوم از اصطلاحات در صورتجلسه نهایی خود توجه کنید.

5. ایجاد خلاصه‌ای از ترنسکریپت شما با هوش مصنوعی

اگر می‌خواهید صورت‌جلسات بحث و اقدام ایجاد کنید، می‌توانید متن را باژنراتور خلاصه Notta AI. با این ویژگی، شما یک نمای کلی از جلسه و موارد عملی دریافت می‌کنید و رونویسی شما به فصل‌ها تقسیم می‌شود.

دوباره، شما باید این صورتجلسه‌ها را بررسی کنید تا هرگونه خطای گرامری یا املایی احتمالی را اصلاح کرده و از انسجام در سراسر سند اطمینان حاصل کنید.

6. صورتجلسات خود را به اشتراک بگذارید و بایگانی کنید

شما می‌توانید متن‌ها را در فرمت‌های مختلف، از جمله TXT، DOCX، SRT و PDF، صادر کنید و این کار مستندسازی همه چیز در سوابق شرکت شما را آسان می‌کند. همچنین می‌توانید لینک‌های اشتراک‌گذاری منحصر به فردی برای هر متن ایجاد کنید با‘به اشتراک گذاری’دکمه.

مطمئن شوید که یک نسخه از صورتجلسه تأیید شده را در یک مکان امن برای ارجاع در آینده و بایگانی ذخیره کنید. شما باید یک قاعده نامگذاری فایل و ساختار پوشه متناسب را برای بازیابی آسان حفظ کنید.

7. پیگیری پیشرفت در مراحل بعدی

به یاد داشته باشید، Notta با استفاده از تولیدکننده خلاصه هوش مصنوعی خود، موارد عملی را تولید می‌کند. بنابراین بعد از جلسه، پیشرفت را زیر نظر داشته باشیداقدامات پیگیریو به‌روزرسانی‌ها را در صورت لزوم ارائه دهید.

صورتجلسات را به راحتی به متن تبدیل کنید

از Notta برای تولید خودکار متن‌های شفاف و قابل به اشتراک‌گذاری استفاده کنید که نگهداری سوابق جامع را تسهیل می‌کند. هر مورد عملی را در حین تمرکز بر جلسات خود ثبت کنید، بدون نیاز به تایپ دستی.

رایگان شروع کنید

نکاتی برای تبدیل دقیق صورتجلسات از صدا به متن

با ترانویسی دقیق صورتجلسات از یک فایل صوتی یا ویدیویی، می‌توانید بحث‌های مهم را به‌وضوح ضبط کنید تا بعداً بتوان به آن‌ها ارجاع داد.

در اینجا چند نکته ضروری برای به دست آوردن رونوشتی تمیز و دقیق آمده است:

• کاهش نویز پس‌زمینه:یک اتاق آرام برای جلسات انتخاب کنید تا اختلالات پس زمینه که می‌تواند بر وضوح ضبط تأثیر بگذارد، کاهش یابد.

• از کلمات پرکننده پرهیز کنید: شرکت‌کنندگان را تشویق کنید که به‌وضوح صحبت کنند و از استفاده بیش از حد از کلمات پرکننده، مانند «اُم» و «آه» که می‌تواند روند رونویسی را پیچیده کند، اجتناب کنند.

• یک سخنران در یک زمان:اطمینان حاصل کنید که تنها یک نفر در یک زمان صحبت کند تا از مکالمات همپوشانی جلوگیری شود. این کار شناسایی سخنرانان فردی را برای ابزار تبدیل متن آسان‌تر می‌کند.

• از تجهیزات با کیفیت استفاده کنید:از میکروفن‌ها و دستگاه‌های ضبط با کیفیت خوب استفاده کنید تا صدای واضح‌تری ضبط کنید.

• از نرم‌افزار رونویسی معتبر استفاده کنید:با یک ابزار ترانهاده ثبت نام کنید که به خوبی با پلتفرم جلسه شما یکپارچه می‌شود و قادر است به طور مؤثر با لهجه‌ها و نکات ظریف گفتار مختلف کنار بیاید.

صورتجلسات را به سادگی و دقت ترانسکرایب کنید

نرم‌افزار رونویسی جلسات آنلاین، رونویسی خودکار صورت‌جلسات را از همیشه آسان‌تر کرده است.

این ابزارها به حفظ اطلاع‌رسانی و درگیر نگه‌داشتن همه کمک می‌کنند و اطمینان حاصل می‌کنند که تمام بحث‌ها به دقت ثبت می‌شوند که به اتخاذ تصمیمات قوی‌تر کمک می‌کند.

در میان گزینه‌های موجود،Nottaبا خودکار کردن کل فرایند - از ضبط تماس‌ها تا تولید صورتجلسات و موارد اقدام - متمایز می‌شود.

این اتوماسیون روند ایجاد، اشتراک‌گذاری و نهایی‌سازی صورت‌جلسه‌ها را تسهیل می‌کند و مدیریت مستندات جلسه را از همیشه آسان‌تر می‌سازد.

سوالات متداول

تفاوت بین صورتجلسه و رونویسی چیست؟

صورتجلسات جلسه نسخه‌ای مختصر از یک رونویسی است، زیرا که مختصر استخلاصه جلسهبحث‌ها و تصمیمات اتخاذ شده. این معمولاً شامل نکات کلیدی، موارد عملی و نکات مهم است.

از سوی دیگر، یک نسخه‌برداری، یک ضبط کاملاً کلمه به کلمه از یک گفتگو است. در حالی که صورتجلسه‌ها برای خلاصه‌سازی یک جلسه خوب هستند، یک نسخه‌برداری می‌تواند مفید باشد اگر به یک رکورد دقیق‌تر برای اهداف قانونی یا نگهداری سوابق نیاز دارید.

سه نوع صورتجلسه چیست؟

سه نوع اصلی صورتجلسه وجود دارد:عمل,بحث, وverbatim. صورتجلسات اقدام بر تصمیمات و موارد اقدام مطرح شده در جلسه متمرکز است. از طرف دیگر، صورتجلسات بحث، بحث و موضوعات مطرح شده در جلسه را خلاصه می‌کند.

سپس وجود داردصورتجلسه کلمه به کلمه, که به عنوان صورت جلسه نیز شناخته می‌شود و گزارشی کلمه به کلمه از هر آنچه در طول جلسه گفته شد ارائه می‌دهد.

بهترین راه برای ساختاردهی صورتجلسات چیست؟

هنگام تهیه صورتجلسه، با فهرستی از تمام اعضای تیم و مهمانان حاضر شروع کنید. سپس، بحث‌ها، تصمیمات و هر گونه موارد اقدام یا واگذاری را خلاصه کنید. همچنین باید نکات مهمی در مورد جلسه درج کنید.

علاوه بر این، اطمینان حاصل کنید که صورتجلسات سازماندهی شده و واضح هستند تا به عنوان مرجع مفیدی برای آینده عمل کنند.

نرم‌افزار صورتجلسه چگونه می‌تواند در زمان صرفه‌جویی کند؟

نرم‌افزار صورتجلسه می‌تواند با خودکار کردن فرآیند ثبت و سازماندهی صورتجلسات، در زمان صرفه‌جویی کند. این نیاز به کار دستی را از بین می‌برد.یادداشت‌برداریو فرمت‌بندی، که می‌تواند بسیار زمان‌بر باشد.

علاوه بر این، بسیاری از نرم‌افزارهای رونویسی جلسه ویژگی‌های راحتی مانند الگوها، ابزارهای ویرایش و توانایی به راحتی به اشتراک گذاشتن و صادرات یادداشت‌ها را ارائه می‌دهند.

چگونه صورتجلسه‌های جلسات به مدیریت یک کسب‌وکار کمک می‌کنند؟

صورتجلسات کمک می‌کند تا یک کسب‌وکار را اداره کنید و با ارائه یک رکورد رسمی از تصمیمات، اقدامات و بحث‌های انجام شده در طول جلسات. آنها به اطمینان از این که همه در یک صفحه هستند و به سوی همان اهداف کار می‌کنند، کمک می‌کند.

صورتجلسات همچنین به عنوان نقطه ارجاعی برای جلسات آینده عمل می‌کنند و به پیگیری پیشرفت کمک می‌کنند و اطمینان حاصل می‌کنند که همه در یک راستا باقی بمانند.