Cách chuyển đổi biên bản cuộc họp trong 6 bước đơn giản
Chuyển đổi chính xác 98% theo thời gian thực chỉ với vài cú nhấp chuột. Hỗ trợ 58 ngôn ngữ và nhiều nền tảng.
Khi ngày càng nhiều công ty áp dụng làm việc hybrid và từ xa, các cuộc họp trực tiếp truyền thống đã nhường chỗ cho các cuộc gọi từ webcam đến webcam.
Một hiệu ứng tích cực của sự chuyển dịch này là bây giờ dễ dàng hơn bao giờ hết trong việc phiên âm biên bản họp, nhờ vào phần mềm phiên âm tiên tiến có thể phát hiện và ghi lại lời nói của từng người nói với mức độ chính xác cao.
Việc ghi chép biên bản cuộc họp luôn là một cách tuyệt vời để giữ cho mọi người cùng một thông điệp, và bây giờ, bạn có thể nhận biên bản cuộc họp tự động ngay sau khi cuộc họp của bạn kết thúc.
Bài viết này đề cập đến những lợi ích chính của việc phiên âm cuộc họp, các yêu cầu cơ bản để thực hiện và sáu bước đểtạo biên bản từ bản saovới Notta.
Lợi ích của việc phiên âm biên bản cuộc họp
Việc ghi chép biên bản cuộc họp mang lại một số lợi ích chính giúp cải thiện sự hợp tác trong nhóm và quản lý tài liệu. Bao gồm:
Ghi lại tất cả các chi tiết quan trọng:Một bản sao chi tiết đảm bảo rằng mọi chi tiết đều được ghi lại, giảm thiểu rủi ro bỏ lỡ thông tin quan trọng trong các cuộc thảo luận.
Tiết kiệm thời gian:Bản ghi cung cấp một điểm tham chiếu nhanh, cho phép các thành viên trong nhóm tìm kiếm các quyết định cụ thể và những điểm chính mà không cần xem lại toàn bộ cuộc họp.
Xóa bỏ sự hiểu lầm:Có một bản ghi viết giúp làm rõ bất kỳ sự không chắc chắn nào, đảm bảo rằng tất cả các thành viên trong nhóm đều có cùng một hiểu biết về những gì đã được thảo luận.
Chuyển đổi bản chép lời sang nhiều định dạng khác nhau:Bạn có thể dễ dàng chuyển đổi bản sao của mình thành PDF hoặc tài liệu có thể chỉnh sửa, khiến chúng linh hoạt cho nhiều mục đích sử dụng và có thể truy cập trên nhiều nền tảng.
Tham gia một cách tích cực:Với dịch vụ phiên âm, người tham gia có thể tập trung nhiều hơn vào cuộc thảo luận thay vì ghi chép chi tiết, dẫn đến việc tham gia tích cực và có ý nghĩa hơn trong các cuộc họp.
Yêu cầu cơ bản cho việc phiên âm cuộc họp chính xác
Điều kiện tiên quyết đầu tiên để tạo ra các bản sao chính xác là sử dụng một nền tảng họp đáng tin cậy với khả năng ghi âm liền mạch.
Người tham gia cũng nên được khuyến khích nói rõ ràng và, nếu có thể, từng người một để giảm chồng chéo và đảm bảo sự rõ ràng trong bản ghi.
Ngoài ra, việc sử dụng micro chất lượng cao và giảm thiểu tiếng ồn nền có thể cải thiện đáng kể chất lượng âm thanh - và do đó, độ chính xác của việc phiên âm.
Sử dụng nền tảng họp đáng tin cậy để ghi lại cuộc họp
Để đảm bảo quy trình phiên âm cuộc họp diễn ra suôn sẻ và hiệu quả, hãy tổ chức các cuộc họp trên một nền tảng đáng tin cậy có tính năng ghi âm tích hợp, chẳng hạn như Google Meet hoặc Zoom.(Để biết hướng dẫn về cách ghi lại cuộc họp Zoom, hãy đọc của chúng tôihướng dẫn hữu ích1. Notta để ghi chú các cuộc họp trực tuyến trên Zoom
Những nền tảng này ổn định và thân thiện với người dùng, hơn nữa chúng cho phép bạnghi lại các cuộc họp trực tiếp trong phần mềm. Một công cụ phiên âm cuộc họp tốt sẽ tích hợp liền mạch với những nền tảng phổ biến này, giúp việc chuyển đổi biên bản thành ghi chú cuộc họp nhanh chóng và dễ dàng.
Bạn cũng có thể mời các công cụ như Notta Bot vào các cuộc họp của mình. Notta hoạt động như mộtTrợ lý cuộc họp AI, directly recording your session as it happens. Alternatively, you can record the call on your preferred meeting platform and simply upload the audio file to Notta.
Chuyển đổi bản ghi âm thành văn bản bằng phần mềm phiên âm cuộc họp
Theo truyền thống, việc ghi chép biên bản cuộc họp liên quan đến việc ghi chú tỉ mỉ để ghi lại từng diễn giả, mục trong chương trình và các điểm thảo luận quan trọng. Tuy nhiên hiện đạiphần mềm phiên âmđã cải thiện quy trình này bằng cách tự động hóa nó.
Bạn sẽ tìm thấy nhiều công cụ trên thị trường, được trang bị các tính năng như phiên âm thời gian thực, nhận diện người nói và khả năng xử lý nhiều chất lượng âm thanh và giọng điệu khác nhau.
Notta, chẳng hạn, tích hợp với các nền tảng họp chính thông quaNotta Bot. Chỉ cần mời Bot Notta tham gia cuộc họp của bạn, và sau buổi họp, bạn có thể truy cập vào bản ghi chi tiết với việc xác định người nói chính xác trên bảng điều khiển của Notta.
Notta cung cấp gói miễn phí với 120 phút phiên âm mỗi tháng. Đối với những nhu cầu rộng rãi hơn, có thể nâng cấp lên 1.800 phút với giá $13.49/tháng. Điều này khiến Notta trở thành một lựa chọn đa năng và hợp lý cho việc tài liệu họp hiệu quả.
Với Notta, bạn có thể dễ dàng tạo biên bản cuộc họp, biến nội dung nói thành bản ghi viết với độ chính xác 98,86%. Giữ cho mọi thứ có tổ chức và ghi lại mọi chi tiết quan trọng trong các cuộc họp của bạn.
Cách chuyển thể biên bản cuộc họp bằng Notta
Notta tích hợp với các nền tảng họp phổ biến, bao gồm Zoom, Google Meet, Webex và Microsoft Teams. Điều này làm cho có thểchép biên bản cuộc họpchỉ trong vài bước đơn giản.
Nền tảng có khả năng ghi lại biên bản verbatim—một báo cáo chính xác về cuộc trò chuyện—cũng như tạo ra biên bản thảo luận và hành động, tóm tắt cuộc họp và đưa ra các bước tiếp theo và mục hành động.
Dưới đây là cách ghi âm và phiên dịch biên bản cuộc họp (miễn phí!) với Notta.
1. Chuẩn bị cho cuộc họp
Làm quen vớichương trình họpvà bất kỳ tài liệu hoặc vật liệu liên quan nào. Thiết lập các công cụ hoặc thiết bị ghi âm và phiên âm, chẳng hạn như máy tính, microphone tốt và trợ lý cuộc họp đáng tin cậy như Notta.Tạo tài khoản miễn phívà đăng nhập vào trang web Notta để truy cập bảng điều khiển Notta.
2. Tham gia và ghi lại cuộc họp với chất lượng cao
Khi bạn tham gia cuộc họp, hãy ngay lập tức bắt đầu ghi âm bằng một cái dành riêngmáy ghi âm giọng nói, một ứng dụng trên smartphone hoặc bất kỳ thiết bị ghi âm đáng tin cậy nào khác. Đảm bảo chất lượng âm thanh rõ ràng và không có tiếng ồn nền quá mức.
Họccách cải thiện chất lượng âm thanh của bản ghiđể có bản sao chính xác hơn.
2.1 Đối với các cuộc họp trực tuyến
Bạn có thể chọn «Chuyển đổi cuộc họp trực tiếp" tùy chọn và dán liên kết mời họp (Zoom, Microsoft Teams, Webex và Google Meet).
Nhấp vào “Chép lại ngay và Notta sẽ gửi Notta Bot để ghi âm và phiên âm cuộc họp theo thời gian thực.
2.2 Đối với các cuộc họp trực tiếp
Đầu tiên hãy chọn các ngôn ngữ phiên âm phù hợp. Nhấp vào “Ghi âm một audiotùy chọn trên Notta. Notta sẽ bắt đầu ghi âm và phiên dịch trực tiếp bất kỳ cuộc trò chuyện nào được ghi lại trong môi trường.
3. Xem xét và ghi chép biên bản cuộc họp
Notta cung cấp hai tùy chọn phiên âm tiện lợi: phiên âm theo thời gian thực và phiên âm từ âm thanh đã ghi sẵn. Khi bạn tạo bản phiên âm này, bạn sẽ nhận được biên bản chính xác, mà sau đó bạn có thể chuyển đổi thành tóm tắt các điểm chính và các mục hành động (thêm thông tin về điều này sau).
3.1 Chép biên bản cuộc họp với Notta theo thời gian thực
Khi Notta Bot tham gia cuộc họp, nó sẽ ngay lập tức bắt đầu ghi âm và phiên dịch cuộc trò chuyện. Nếu Notta Bot chưa xuất hiện, bạn có thể cần yêu cầu người tổ chức cuộc họp cho phép AI tham gia cuộc gọi.
Bạn sẽ có thể tìm thấy bản sao hoàn chỉnh trên bảng điều khiển Notta sau khi cuộc họp kết thúc.
3.2 Chuyển đổi cuộc họp với âm thanh đã ghi sẵn
Tải lên tệp âm thanh hoặc video mà bạn muốn chuyển thể. Notta hỗ trợ nhiều định dạng âm thanh và video khác nhau, bao gồm MP3, WAV, M4A, MP4 và MOV.
4. Chỉnh sửa và xem lại bản sao
Nhấp vào bản sao đã hoàn thành của bạn trên bảng điều khiển Notta để xem lại biên bản cuộc họp của bạn. Chỉnh sửa bất kỳ lỗi ngữ pháp, lỗi chính tả hoặc đoạn văn không rõ ràng nào để có một tài liệu chuyên nghiệp và tinh tế hơn.
Hãy chú ý đến định dạng, tiêu đề và việc sử dụng nhất quán các thuật ngữ trong biên bản cuộc họp cuối cùng của bạn.
5. Tạo tóm tắt AI cho bản sao của bạn
Nếu bạn muốn tạo biên bản thảo luận và hành động, bạn có thể tóm tắt bản ghi âm vớiMáy tạo tóm tắt Notta AI. Với tính năng này, bạn nhận được tổng quan cuộc họp và các mục hành động, và bản ghi âm của bạn được chia thành các chương.
Một lần nữa, bạn nên xem lại biên bản này để sửa bất kỳ lỗi ngữ pháp hoặc chính tả tiềm ẩn nào và đảm bảo tính nhất quán trong toàn bộ tài liệu.
6. Chia sẻ và lưu trữ biên bản cuộc họp
Bạn có thể xuất bản sao dưới nhiều định dạng khác nhau, bao gồm TXT, DOCX, SRT và PDF, giúp dễ dàng tài liệu hóa mọi thứ trong hồ sơ của công ty bạn. Bạn cũng có thể tạo liên kết chia sẻ duy nhất cho mỗi bản sao với‘Chia sẻ’nút.
Đảm bảo lưu một bản sao biên bản cuộc họp đã được phê duyệt ở một nơi an toàn để tham khảo trong tương lai và lưu trữ. Bạn nên duy trì quy ước đặt tên tệp và cấu trúc thư mục nhất quán để dễ dàng truy xuất.
7. Theo dõi tiến độ của các bước tiếp theo
Nhớ rằng Notta tạo ra các mục hành động với Trình tạo Tóm tắt AI của nó. Vì vậy, sau cuộc họp, hãy theo dõi tiến độ trênhành động theo dõivà cung cấp cập nhật khi cần thiết.
Sử dụng Notta để tự động tạo ra các bản sao rõ ràng, có thể chia sẻ, giúp việc lưu trữ hồ sơ toàn diện trở nên dễ dàng. Ghi lại mọi mục hành động trong khi tập trung vào các cuộc họp của bạn, mà không cần phải gõ tay.
Mẹo để chuyển đổi chính xác biên bản cuộc họp từ âm thanh sang văn bản
Bằng cách chính xác ghi lại biên bản cuộc họp từ tệp âm thanh hoặc video, bạn có thể nắm bắt rõ ràng các cuộc thảo luận quan trọng để có thể tham khảo sau này.
Dưới đây là một số mẹo thiết yếu để có được các bản sao sạch và chính xác:
Giảm thiểu tiếng ồn nền:Chọn một phòng yên tĩnh cho các cuộc họp để giảm thiểu sự nhiễu loạn nền có thể ảnh hưởng đến độ rõ của bản ghi.
Tránh các từ thừa: Khuyến khích người tham gia nói rõ ràng và tránh sử dụng quá nhiều từ ngữ lấp đầy, như “ừ” và “à”, điều này có thể làm phức tạp quá trình phiên âm.
Một người nói một lần:Đảm bảo rằng chỉ có một người nói tại một thời điểm để tránh các cuộc trò chuyện chồng chéo. Điều này giúp công cụ phiên âm dễ dàng xác định các diễn giả cá nhân.
Sử dụng thiết bị chất lượng:Sử dụng micro và thiết bị ghi âm chất lượng tốt để ghi lại âm thanh rõ ràng hơn.
Sử dụng phần mềm phiên âm đáng tin cậy:Đăng ký với một công cụ phiên âm tích hợp tốt với nền tảng họp của bạn và có khả năng xử lý hiệu quả nhiều giọng điệu và sắc thái ngôn ngữ.
Chuyển đổi biên bản cuộc họp một cách đơn giản và chính xác
Phần mềm phiên âm cuộc họp trực tuyến đã giúp việc phiên âm biên bản cuộc họp tự động dễ dàng hơn bao giờ hết.
Những công cụ này giúp giữ cho mọi người được thông báo và tham gia, đồng thời đảm bảo rằng tất cả các cuộc thảo luận được ghi chép một cách tỉ mỉ, điều này giúp đưa ra quyết định mạnh mẽ hơn.
Trong số các tùy chọn có sẵn,Nottanổi bật bằng cách tự động hóa toàn bộ quy trình - từ việc ghi âm cuộc gọi đến việc tạo biên bản cuộc họp và các mục hành động.
Tự động hóa này giúp đơn giản hóa quy trình tạo, chia sẻ và hoàn thiện biên bản, giúp quản lý tài liệu cuộc họp hiệu quả hơn bao giờ hết.
FAQs
Sự khác biệt giữa biên bản cuộc họp và bản sao?
Biên bản cuộc họp là phiên bản rút gọn của bản sao, vì nó ngắn gọntóm tắt cuộc họpcác cuộc thảo luận và quyết định đã được đưa ra. Điều này thường bao gồm các điểm chính, các mục hành động và những điều quan trọng cần rút ra.
Một bản sao, mặt khác, là một bản ghi chép chính xác của một cuộc trò chuyện. Trong khi biên bản cuộc họp tốt cho việc tóm tắt một cuộc họp, một bản sao có thể hữu ích nếu bạn cần một bản ghi chi tiết hơn cho các mục đích pháp lý hoặc lưu trữ.
Có mấy loại biên bản cuộc họp?
Có ba loại biên bản cuộc họp chính:hành động,thảo luận, vàverbatim. Biên bản hành động tập trung vào các quyết định và mục hành động được đề cập trong cuộc họp. Biên bản thảo luận, mặt khác, tóm tắt cuộc thảo luận và các chủ đề đã được đề cập trong cuộc họp.
Sau đó cóbiên bản verbatim, còn được gọi là biên bản, cung cấp một bản tường thuật từng lời về mọi thứ đã nói trong cuộc họp.
Cách tốt nhất để cấu trúc biên bản cuộc họp là gì?
Khi biên soạn biên bản cuộc họp, hãy bắt đầu với danh sách tất cả các thành viên trong nhóm và khách mời có mặt. Tiếp theo, tóm tắt các cuộc thảo luận, quyết định và bất kỳ mục hành động hoặc phân công nào. Bạn cũng nên bao gồm những ghi chú quan trọng về cuộc họp.
Ngoài ra, hãy đảm bảo rằng biên bản được tổ chức và rõ ràng để làm tài liệu tham khảo hữu ích cho tương lai.
Phần mềm ghi biên bản cuộc họp có thể tiết kiệm thời gian như thế nào?
Phần mềm biên bản cuộc họp có thể tiết kiệm thời gian bằng cách tự động hóa quy trình ghi chép và tổ chức biên bản cuộc họp. Điều này loại bỏ nhu cầu về thủ côngghi chúvà định dạng, điều này có thể rất tốn thời gian.
Ngoài ra, nhiều phần mềm phiên âm cuộc họp cung cấp các tính năng tiện lợi như mẫu, công cụ chỉnh sửa và khả năng dễ dàng chia sẻ và xuất khẩu ghi chú.
Biên bản cuộc họp giúp điều hành doanh nghiệp như thế nào?
Biên bản cuộc họp giúp điều hành doanh nghiệp bằng cách cung cấp hồ sơ chính thức về các quyết định, hành động và thảo luận được thực hiện trong các cuộc họp. Chúng giúp đảm bảo rằng mọi người đều hiểu rõ và làm việc hướng tới những mục tiêu giống nhau.
Biên bản cuộc họp cũng đóng vai trò như một điểm tham chiếu cho các cuộc họp trong tương lai, giúp theo dõi tiến độ và đảm bảo mọi người đều đồng lòng.
